LinkedIn groep discussieert over financiële software
| In februari 2010 is binnen de LinkedIn groep Finance Professionals Netherlands een discussie gestart over het beste pakket voor de financiële administratie. Toen deze discussie ruim anderhalf jaar en 800 comments verder was, is een selecte groep van 10 deelnemers bij elkaar gekomen om live verder te gaan met deze discussie. Vanuit Diesis was Peter Kluskens één van de deelnemers. De discussie is samengevat in een artikel dat gepubliceerd is in de Finance & IT special van Tijdschrift Financieel Management (#4, december 2011) en ook na te lezen op http://tiny.cc/pd6jd (lidmaatschap vereist).
De sessie wordt geopend met een inleiding waarin wordt aangegeven dat veel financials niet helemaal gelukkig zijn met de financiële software die hen ter beschikking staat binnen de organisatie waar zij werken. De huidige software is vaak vooral boekhoudkundig gericht en veelal beperkt tot summiere registratie zonder voldoende flexibiliteit. De belangrijkste informatie die het systeem kan leveren is vooral gericht op de jaarrekening. Noodgedwongen wijken controllers voor additionele informatiebehoeften dan ook vaak uit naar Excel.
Om uiteindelijk een managementinformatiesysteem te hebben dat Exel overbodig maakt zal een financieel pakket aan een aantal eisen moeten voldoen: • Open zijn, zodat je gemakkelijk koppelingen kunt leggen met andere systemen • Informatie moet makkelijk te ontsluiten zijn • Elk pakket heeft goede en slechte eigenschappen; belangrijk is dat het pakket goed past bij de strategie van de onderneming en dat het mee kan met de beoogde groei van de onderneming • Innovaties ondersteunen als automatische facturering, XML auditfiles, XBRL, SEPA, bankintegratie |
Belangrijk is een zorgvuldig voortraject. Je moet een lijst van knock-out criteria opstellen. Hierin bepaal je de functionaliteiten die erin moeten zitten, anders valt het pakket af. Het opstellen van deze criteria is verreweg het meeste werk. Volgens een deelnemer is IT te machtig geworden binnen organisaties en daardoor ook bij het selectietraject; IT kan randvoorwaarden stellen m.b.t. integratie, architectuur of beveiliging maar dient te allen tijde ondersteunend te zijn. Of pakketten worden gekocht op de golfbaan.
Bij het selectietraject gaat het natuurlijk ook nog over de kosten, of beter de prijs/ kwaliteitverhouding. Wat dan bij complexe implementaties vaak onderschat wordt zijn de kosten voor externe consultancy. Dit is vaak de grootste kostenpost. Dit is ook erg afhankelijk van de kennis en kunde van interne medewerkers die bij de implementatie betrokken worden, en uiteraard ook hun beschikbaarheid.
Tot slot, ging de discussie verder over cloud computing. Beveiliging, continuïteit en privacy waren daarbij belangrijke topics. Over één ding zijn de deelnemers het in ieder geval eens; de cloud is de toekomst. Op een gegeven moment moet je over. Het is gewoon niet meer te stuiten. Je kunt niet eeuwig bang blijven. |
