3 tips voor Finance om duurzame klantrelaties op te bouwen

Ook de financiële afdeling kan haar stempel drukken op klanttevredenheid; in positieve en negatieve zin. In deze blog leggen we aan de hand van een aantal voorbeelden uit naar welke order to cash-processen u kunt kijken om de relatie met uw klanten goed te houden en misschien zelfs wel te verbeteren. Dit omdat uit onze ervaring blijkt dat meer gestroomlijnde financiële processen kunnen leiden tot een verhoogde klanttevredenheid.   

 

 

 

Zeker wanneer uw organisatie complexe producten of diensten aanbiedt, is het heel gebruikelijk dat uw Sales-collega maatwerk heeft geleverd. Denk aan afspraken over staffelkortingen wanneer de klant een grotere order doet. Of afspraken over afwijkende betalingstermijnen, om de klant meer speelruimte te geven tijdens piekmomenten. Het is belangrijk om u aan deze afspraken te houden. Toch gaat het hier vaak mis. Niet uit onwil, maar uit onwetendheid. De afspraken die Sales vastlegt in een contractmanagementsysteem, moeten in veel organisaties door financieel medewerkers worden opgezocht, die vervolgens dan handmatig de facturen hierop aanpassen. Een foutgevoelig proces en bovendien een proces dat door een hoge werkdruk nog wel eens wordt overgeslagen. Het gevolg? Een boze klant aan de lijn die u wijst op het niet nakomen van de afspraken. Als dit vaker gebeurt, dan is het voor uw klant geen moeilijke keuze om eens bij uw concurrent aan te kloppen. Door een contractmanagement-oplossing te integreren met een facturatie-oplossing, weet u zeker dat de juiste berekeningen worden gedaan om de factuur kloppend te maken. 

 

 

Facturen uitsturen wanneer uw klant een order heeft gedaan, is stap één. Ervoor zorgen dat ze deze facturen ook op tijd betalen is stap twee. Wij zien nog geregeld dat organisaties te weinig zicht hebben op hun debiteuren. Althans; het overzicht is er vaak wel, maar financieel medewerkers hebben door een toenemende vraag van de interne organisatie simpelweg te weinig tijd voor debiteurenbeheer. Door uw debiteurenbeheer te automatiseren, stuurt u uw klanten op tijd een herinnering wanneer hun betalingstermijn is verstreken. Of nog beter: bijna is verstreken. Natuurlijk biedt dit geen 100 % garantie dat uw facturen altijd op tijd worden betaald, maar er is zeker winst te behalen. En dit zonder dat het uw eigen medewerkers tijd kost om zelf e-mails te versturen of te bellen met klanten. Doordat u meer zicht heeft op al uw debiteuren kunt u ook betere keuzes maken over de frequentie van deze e-mails en de toon die u in deze e-mails aanslaat. Een vaste klant die altijd trouw  zijn betalingen voldoet, wilt u misschien anders benaderen dan een klant die uw betalingstermijn structureel negeert.

 

 

Natuurlijk is het prettig als een nieuwe klant een grote order plaatst, maar het is minstens zo belangrijk dat deze ook aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen. Want zou u direct aan de slag gaan voor een potentiële klant wanneer u op voorhand weet dat deze financiële problemen heeft? Waarschijnlijk niet. Met een oplossing voor kredietbeheer kunt u op basis van betrouwbare data de kredietwaardigheid van een potentiële klant checken voordat u zaken doet. Zo ziet u op basis van ingestelde risicoprofielen welke organisaties een potentieel risico vormen voor uw eigen cashflow. Door te besluiten niet met hen in zee te gaan of op zijn minst harde voorwaarden te stellen, voorkomt u een hoop narigheid achteraf. En dankzij dit inzicht weet u ook zeker dat u uw kostbare tijd besteedt aan het opbouwen van duurzame klantrelaties met organisaties die dat ook echt verdienen.

 

Paul van der Lee Salesmanager pvanderlee@diesis.nl