3 min read
De impact van e-factureren op credit managers
Waar facturen voorheen vooral als pdf via email werden verstuurd, worden deze steeds vaker uitgewisseld rechtstreeks tussen financiële systemen,...
Waar facturen voorheen vooral als pdf via email werden verstuurd, worden deze steeds vaker uitgewisseld rechtstreeks tussen financiële systemen, zonder tussenkomst van mensen of OCR-software. Dit proces van elektronisch factureren is de afgelopen jaren aan een sterke opmars begonnen, en zal door nieuwe Europese regelgeving (ViDA) voor 2030 gemeengoed worden. Deze verandering raakt direct het vak van Credit Management. Maar wat is e-facturatie nu eigenlijk en waarom is het belangrijk voor Credit Management?
Elektronische facturatie (e-facturatie) is een proces waarbij facturen elektronisch worden uitgewisseld tussen financiële- en boekhoudsystemen in een gestructureerd formaat. Dit verschilt van traditionele methoden zoals papieren of pdf-facturen omdat e-facturen direct door het ontvangende systeem worden ingelezen.
Sinds 2017 verplichten Nederlandse overheden hun leveranciers om facturen elektronisch te sturen. Als gevolg hiervan hebben steeds meer bedrijven de overstap naar e-factureren gemaakt.
Belangrijke enablers voor deze transitie zijn de ERP-, boekhoud- en inkoopsoftwarepakketten. De meeste ERP-pakketten kunnen al e-facturen in gestructureerd formaat (UBL) verzenden en ontvangen. Daardoor is het eenvoudig om deze pakketten met behulp van een Peppol Service Provider (zoals tradeinterop/Diesis) aan Peppol te verbinden.
Daarmee staan praktisch alle seinen op groen om de volgende stap te zetten: een e-facturatieverplichting tussen bedrijven onderling.
De komende jaren gaan steeds meer landen het gebruik van e-facturatie voor B2B-transacties verplichten. De oorzaak hiervan is nieuwe Europese regelgeving die stelt dat landen vanaf juli 2030 e-factureren moeten verplichten (ViDA-richtlijn). Zo verplicht Duitsland vanaf 2025 bedrijven e-facturen te ontvangen, en in België en Frankrijk is e-facturatie verplicht vanaf 2026. Bovendien gaat deze verplichting gepaard met de verplichting om facturen te rapporteren aan de autoriteiten in de lidstaten (Digital Reporting Requirement, DRR).
Het zal geen verrassing zijn dat softwarepakketten en e-facturatiedienstverleners een belangrijke rol spelen bij het ontzorgen van bedrijven bij e-facturatie en DRR.
De verplichte overstap naar e-factureren stelt credit managers voor een aantal uitdagingen: hoe zorgt u als credit manager ervoor dat uw facturatieproces de mogelijkheid voor e-facturatie tijdig ondersteunt, zodat u daadwerkelijk e-facturen kunt afleveren? Hoe zorgt u ervoor dat uw facturen tijdig (binnen 10 dagen) worden gerapporteerd aan de belastingdiensten in de relevante Europese landen? En welke kennis hebt u als credit manager nodig om uw klanten te helpen de overstap naar e-factureren te maken?
De overstap naar e-factureren vereist dat de factuurverzender en -ontvangers worden aangesloten op het Peppol-netwerk. Via dit netwerk kunnen facturen op een veilige en betrouwbare manier worden uitgewisseld tussen softwarepakketten. Tevens kan Peppol de rapportage van facturen richting de Belastingdienst faciliteren.
Afhankelijk van uw softwarelandschap, zijn er in hoofdlijnen twee mogelijkheden om aan te sluiten op e-factureren:
E-factureren wordt dus verplicht. Maar het biedt ook tal van voordelen die voor credit managers relevant zijn. Zoals:
De overgang naar e-factureren is niet alleen een wettelijke verplichting, maar biedt ook aanzienlijke voordelen voor credit managers. Door tijdig te beginnen met de implementatie en samen te werken met gespecialiseerde partners, kunnen credit managers niet alleen compliant zijn, maar ook profiteren van de efficiëntie en betrouwbaarheid die e-factureren biedt.
Wilt u meer leren over de impact van e-factureren op uw werk? Kom naar de kennissessie van Credit Device en Diesis tijdens Credit Expo 2024 op donderdag 7 november en blijf voorop lopen in uw vakgebied.
We kijken ernaar uit u te verwelkomen!
Registreer uw bezoek aan CreditExpo
3 min read
Waar facturen voorheen vooral als pdf via email werden verstuurd, worden deze steeds vaker uitgewisseld rechtstreeks tussen financiële systemen,...
5 min read
In een tijd waarin bedrijven worden geconfronteerd met uitdagingen zoals stijgende inflatie, verstoringen in de toeleveringsketen en een toenemend...
3 min read
Bedrijven laten soms miljoenen euro's aan liquiditeit liggen. Tussen de bestelling van een klant en het ontvangen van de betaling zit gemiddeld meer...