4 uitdagingen voor de financiële afdeling die onvoldoende automatiseert

4 uitdagingen voor de financiële afdeling die onvoldoende automatiseertHet op orde hebben van de financiële administratie zou een vanzelfsprekendheid moeten zijn voor elke organisatie. Strategische plannen voor de toekomst kunt u alleen waarmaken als u snel en volledig inzicht heeft in uw financiële situatie.

Toch zien we dat sommige financiële afdelingen van organisaties achter de feiten aanlopen en voldoende inzicht missen om een ware businesspartner voor zowel de interne als de externe organisatie te zijn. Dit heeft te maken met de volgende vier uitdagingen die wij bij veel organisaties tegenkomen.

1. De rol van de financiële afdeling wordt groter, waardoor de druk toeneemt.

De rol van de financiële afdeling is van oudsher die van het vastleggen van financiële transacties. Maar daar blijft het vandaag de dag allang niet meer bij. Finance wordt gezien als een belangrijke informatiebron. In eerste instantie door de eigen interne organisatie. Bijvoorbeeld het hoger management dat wil weten of het wel of niet verstandig is om bepaalde investeringen te doen; zowel op de korte als de lange termijn.

Dat betekent dat uw afdeling op basis van betrouwbare data tot op detailniveau ‘what-if’-scenario’s moet kunnen uitvoeren om het management van strategisch advies te kunnen voorzien. Daarnaast moet Finance ook vragen van diverse externe instanties, zoals brancheverenigingen, overheidsinstellingen of accountantsbureaus kunnen beantwoorden. Denk hierbij aan het aanleveren van bewijslast om aan te tonen dat wordt voldaan aan bepaalde wet- en regelgeving. De toenemende vraag van zowel de interne als externe organisatie zorgt ervoor dat de druk op Finance toeneemt.

2. Niet de juiste skills of te weinig tijd voor data-analyses

Om de vragen die bij de financiële afdeling door zowel de interne als externe organisatie worden neergelegd te kunnen beantwoorden, is inzicht vergaren uit een groeiende hoeveelheid data belangrijk. Dat betekent dat iemand goed overweg moet kunnen met IT-oplossingen en een analytische blik moet hebben. Alleen ontbreekt het medewerkers op de financiële afdeling soms aan voldoende analytische vaardigheden om data-analyses te kunnen uitvoeren en de juiste inzichten proactief te kunnen delen.

Bovendien zijn de werkzaamheden op de financiële afdeling door een gebrek aan automatisering van handmatig werk nog veelal uitvoerend van aard. Hierdoor ontbreekt het hen, los van de juiste skills, ook aan voldoende tijd om zich met strategische vraagstukken bezig te houden.

3. Financiële informatie vergaren uit verschillende bronnen

In veel organisaties staat belangrijke informatie in verschillende bronnen opgeslagen. Denk aan contractuele afspraken die u als leverancier met uw klant gemaakt hebt over het verstrekken van kortingen bij een grote order. Waar de ene organisatie nog werkt met uitgebreide Excel-bestanden, heeft de ander een contract management-systeem ingericht om deze afspraken op te slaan.

Orders daarentegen worden vaak in een order management-systeem verwerkt, waardoor de contractuele afspraken door de financieel medewerker zelf moeten worden gecheckt en handmatig moeten worden verwerkt. Omdat al deze informatie verspreid staat opgeslagen, zijn medewerkers veel tijd kwijt aan het vergaren van de juiste informatie.

4. Thuiswerken bemoeilijkt afhandeling financiële processen

Uit recent onderzoek van FinancieelManagement.nl blijkt dat de meeste medewerkers ook in de toekomst (gedeeltelijk) thuis blijven werken. Wij constateren een aantal zorgelijke ontwikkelingen op financiële afdelingen. Omdat organisaties processen nog onvoldoende hebben geautomatiseerd, lopen orders of betalingen daardoor vertraging op.

En als deze organisaties ook nog te weinig inzicht hebben in hun crediteuren en debiteuren, dan missen zij mogelijk de liquide middelen om op het juiste moment een investering te kunnen doen. Of ze brengen zelfs een klantrelatie in gevaar door een ongegronde aanmaning te sturen.

We zien bij veel organisaties de duur tussen het verlenen van een dienst of het leveren van de product en het versturen van een factuur toenemen. Hetzelfde geldt voor tijd die het kost om een contract te ondertekenen. Dit komt mede doordat het proces moeizamer verloopt wanneer mensen niet meer dagelijks op kantoor zijn. Even snel afstemming zoeken over wie welke factuur verstuurt of een handtekening laten zetten onder een contract door een collega, is er niet meer bij of wordt lastiger.

Door financiële processen te standaardiseren en automatiseren, neemt u uw financiële afdeling niet alleen een hoop werk uit handen; u zorgt er ook voor dat u een betrouwbare partner wordt voor zowel de interne als externe organisatie.

Welke processen zijn binnen úw organisatie klaar voor de nodige digitaliseringsslag?