6 tips voor het slimmer inrichten van uw order to cash proces

Elke financieel professional streeft ernaar: soepel lopende administratieve processen en real time inzicht in de financiële stand van zaken. Maar de realiteit is vaak anders. Heeft u uw proces van het binnenkomen van de order tot aan het ontvangen van uw ‘cash’ al eens goed onder de loep genomen? In dit artikel deel ik graag een aantal tips met u voor het slimmer inrichten van uw order to cash proces (O2C-proces)

1. Doorlooptijd verkleinen

In een aantal gevallen ontstaan er problemen in het order to cash proces (O2C-proces doordat processtappen in de keten niet goed zijn ingeregeld. Zo is in veel gevallen de doorlooptijd vanaf het moment van het ontvangen van een order tot aan het versturen van de factuur te verkleinden. Dit doet u door stappen in de keten te standaardiseren, de verwerking van binnenkomende gelden te automatiseren en te optimaliseren door gebruik te maken van speciale Billing software.

2. Maak slim gebruik van bestaande databronnen

Bij het aangaan van een verkoopcontract worden de gegevens van uw klant vastgelegd. Zo start elk O2C-proces. Belangrijk hierbij is goed te analyseren wat er allemaal komt kijken bij de registratie van nieuwe klanten en orders. Door gebruik te maken van bestaande databronnen zoals een ERP of CRM systeem en deze slim te koppelen met uw financiële administratie, is alle beschikbare (klant en order) informatie met zo min mogelijk handelingen beschikbaar. Een factuur is dan ‘met één druk op de knop’ te versturen.

Door verschillende onderdelen (projecten, medewerkers, relaties en producten) in een workflow-oplossing aan elkaar te koppelen, kunnen uw processen verder worden geautomatiseerd. Wanneer dit niet met een bestaande koppeling/koppelvlak of API kan, dan kan een technologie als Robotic Process Automation (RPA) uitkomst bieden.

3. Kredietwaardigheid vooraf inschatten

Het inschatten van de kredietwaardigheid van een klant is een complex proces. Als uw organisatie op krediet levert, loopt u het risico dat uw organisatie de betaling niet (of niet op het afgesproken moment) ontvangt. Gelukkig zijn er manieren om dit ‘debiteurenrisico’ vooraf in te schatten, te beperken en af te dekken. Zo zijn er softwaretools beschikbaar die het betaalgedrag van bedrijven in de gaten houden en die risicoprofielen koppelen aan bedrijven. Bijvoorbeeld  wereldwijde database van Dun & Bradstreet bevat organisaties die uniek geïdentificeerd worden door een D-U-N-S® nummer.

Op basis van risicoprofielen kunnen zo kredietlimieten worden ingesteld die een signaleringsfunctie hebben in het goedkeuringsproces van de facturen. Met name risicovolle klanten vragen meer aandacht. Afhankelijk van het klantbeeld kunt u vervolgens zelf uw eigen proces bepalen. Daarvoor is het wel belangrijk dat alle betrokkenen binnen het O2C-traject beschikken over dezelfde informatie.

4. Stroomlijnen verkoopfacturen

Facturatie is een belangrijk onderdeel van het O2C-proces. Het traditionele proces van het verwerken van verkoopfacturen is vaak tijdrovend en arbeidsintensief. Zo kunt u te maken hebben met factuurinformatie uit verschillende bronsystemen en moeten er soms gegevens overgetypt worden met alle fouten van dien. Ook kan het zijn dat u te maken heeft met meerdere bedrijfsentiteiten waardoor er meerdere factuur-layouts in omloop zijn.

Voor dergelijke complexe facturatie processen zijn software oplossingen beschikbaar. Zelfs wanneer er sprake is van het verwerken van grote volumes en het toepassen van ingewikkelde en uitgebreide calculatiemethodes. Deze oplossingen zijn in staat om informatie uit verschillende systemen te combineren en zo de juiste factuurregels op te stellen voor de juiste debiteur.

5. Efficiënt debiteurenbeheer

Vaak is het debiteurenbeheer binnen organisaties een tijdrovende klus. De order is geleverd, de factuur verzonden, maar hoe zorg je ervoor dat de betaling tijdig en dus binnen de betalingstermijn binnenkomt? Door de betalingsgegevens centraal in het financieel systeem te importeren vanuit verschillende bronnen, kunnen ook de openstaande facturen op een overzichtelijke wijze worden opgevolgd. Door vooraf te definiëren instellingen kunt u uw klanten geautomatiseerd herinneren aan hun betalingsachterstand. Aanmaningsbrieven rollen zo  automatisch uit uw systeem. Dit bespaart u veel tijd.

6. Weten wat er speelt

Van essentieel belang voor het kunnen verbeteren van uw O2C-proces is het inventariseren van uw financiële processen. Want door te inventariseren, te meten en terug te koppelen weet u wat er speelt. Een goed rapportage en analyse tool is daarom een echte must. Daarmee zijn geconsolideerde gegevens real time beschikbaar en heeft u uw O2C-proces real time inzichtelijk.

En nu? Aan de slag?

U zult merken dat het doorvoeren van verbeteringen in het O2C-proces u direct al veel voordeel op gaat leveren. U realiseert wezenlijke kostenbesparingen, omzetborging en verbetert het werkkapitaal van uw organisatie. Resultaat: tevreden klanten.

Bent u na het lezen van deze 6 tips klaar om ook aan de slag te gaan met de optimalisatie van uw order to cash proces? Ik help u graag verder!

Diesis - Paul van der Lee - Salesmanager

Paul van der Lee
Salesmanager