3 min read

Beheersing van het werkkapitaal – 4 knoppen waar u zelf aan kunt draaien

Featured Image

Organisaties sturen periodiek en primair op de resultaten uit de verlies- en winstrekening. Logisch ook, het geeft een goed beeld van hoe het is gesteld met bijvoorbeeld de omzet per productcategorie, de inkoopwaarde van de omzet en de indirecte kosten per afdeling. Vergelijkingen met budget en het voorgaande jaar geven een goede indicatie van hoe het er binnen organisaties voor staat.

Het continu vinden van een balans tussen reductie van werkkapitaal en het verbeteren van de cashflow.

Maar omzet zegt nog niets over wanneer het geld voor de geleverde producten of diensten ook daadwerkelijk op uw bankrekening staat. Geld dat u nodig heeft om bijvoorbeeld leveranciers en salarissen op tijd te betalen en investeringen in productiemiddelen te doen wanneer dit echt nodig is.

Organisaties hebben dus ‘cash’ nodig om aan hun verplichtingen te voldoen. Te veel werkkapitaal is echter ook niet altijd goed, het kan betekenen dat te veel verborgen kapitaal vastzit in zaken als debiteuren en onderhanden werk. Werkkapitaalbeheer is dus eigenlijk het continu vinden van een balans tussen reductie van werkkapitaal en het verbeteren van de cashflow.

Maar hoe kom je tot de optimale balans?

Een belangrijk component in het beheren van het werkkapitaal is het debiteurenbeheer. Betalen klanten hun facturen op tijd? En weet u ook zeker dat ze hun facturen kunnen betalen? Als organisatie heeft u een aantal ‘knoppen’ waaraan u zelf kunt draaien, waardoor deze afhankelijkheid van uw klant afneemt:

  • Stuur uw facturen op tijd

    Dat kan zijn direct nadat de dienst of het product geleverd is. Daarmee hoeft u dus niet altijd te wachten tot na het verlopen van vaste facturatiecyclus van een maand. Het zo snel mogelijk versturen van de factuur zorgt ervoor dat de betaling ook eerder binnenkomt. Zorg hierbij voor een goede aansluiting op het ordersysteem en een efficiënt ingerichte workflow. En facturatie op basis van contractafspraken kan alleen goed werken door een goede koppeling met een contractmanagement oplossing.

  • Stuur kwalitatief goede facturen

    Zorg dat uw facturen voorzien zijn van de juiste informatie over geleverde diensten of producten. Denk hierbij aan correcte bedragen (inclusief btw-berekening), het vermelden van een bestelnummer en de wettelijk verplichte vermeldingen. Dit voorkomt discussie met klanten en kan ook bijdragen tot een goede relatie met uw klant.

  • Voer een kredietanalyse uit

    Beoordeel bij het aangaan van een klantrelatie of de klant kredietwaardig is. Koppelingen met partijen als Company.info kunnen hierbij ondersteunen. Maar doe deze analyse ook continu door het betaalgedrag van de klant te monitoren. En neem de gemiddelde DSO (Days Sales Outstanding) van een klant mee in de wijze waarop het debiteurenbeheer plaatsvindt.

  • Adequaat debiteurenbeheer

    Zorg dat wanneer een klant niet op tijd betaalt, dit goed wordt opgevolgd. Natuurlijk door het op tijd versturen van aanmaningen, maar ook door goed te kijken naar het profiel van de klant. Is hij altijd een nette betaler geweest of een notoire wanbetaler? Is hij een grote of een kleine afnemer? Dit vergt een flexibele inrichting van uw klantsegmentatie.

Om uw werkkapitaal goed te kunnen beheersen is een goed ingericht order to cash proces belangrijk. En gerichte software voor dit proces zorgt dat dit efficiënt kan.

Bestaande financiële systemen schieten op dit vlak vaak tekort in functionaliteit. Daarnaast zien we dat het werken met een softwareoplossing voor debiteurenbeheer, die gericht is op het order to cash proces, voor medewerkers prettiger en intuïtiever is. Hierbij is het kunnen koppelen met diverse aanleverende order- en contractmanagement systemen en boekhoudsoftware een must.

Proces optimaliseren is financiële ruimte creëren

Het mag dus duidelijk zijn dat het order to cash proces, mits goed is ingericht, absoluut kan bijdragen aan een betere werkkapitaalpositie. Maar er liggen ook kansen op het vlak van de uitgaande geldstroom. Hoe u met een goed ingericht purchase to pay proces van uw financiële afdeling zelfs een profit center kunt maken, leest u in het blog hierover van Jeroen Rozeboom van ons zusterbedrijf ICreative.

Tino wendriks 250

Tino Wendriks
Directeur & Business Consultant

 

Hoe Finance de organisatie meer data-gedreven kan maken

Door verdere digitalisering en automatisering wordt de financiële afdeling steeds meer data-gedreven. Wat betekent dit voor het werk van de financieel professional? En hoe kan Finance de interne...

3 basisprincipes voor de moderne financiële organisatie

Dagelijks ben ik in contact met diverse organisaties die hun, vaak complexe, financiële processen willen optimaliseren. Hoewel dat het nodige advies op maat betekent, zie ik ook een gemene deler in...

3 tips voor Finance om duurzame klantrelaties op te bouwen

Hoe groot of klein uw bedrijf ook is, een goede relatie met uw klanten onderhouden is een van uw hoogste prioriteiten. Want het kost zoals we allemaal wel weten meer moeite om een nieuwe klant binnen...