Tijd besparen op facturatie? Dit zijn de 3 onduidelijkheden bij het versturen van facturen

Het liefst wil je de factuur zo snel mogelijk versturen, maar in de praktijk blijkt dit voor veel bedrijven best lastig. Hoe komt dat? En nog belangrijker: hoe kun je tijd besparen op de facturatie, zodat de factuur nog sneller bij de klant in de bus belandt? In deze blog bespreken we drie onduidelijkheden die vaak voor onnodige vertragingen zorgen als het gaat om het versturen van facturen.

Er gaat bijna niets boven een klant of partner die een factuur direct betaalt. Helaas is dat in de praktijk een zeldzaam verschijnsel. En hoewel dat deels aan de betalende partij kan liggen, is er ook sprake van uitstelgedrag als het gaat om het versturen van de facturen.

In eerste instantie lijkt het uitstellen van het versturen van een factuur niet zo’n ramp, maar het tegendeel is waar. Een factuur die tijdig wordt verstuurd, wordt namelijk over het algemeen sneller betaald dan een factuur die te lang op zich laat wachten. Logisch, want direct na het afronden van een dienst of het leveren van een product ben je als bedrijf nog top of mind bij de klant. De uitwisseling zit nog vers in het geheugen gegrift, waardoor je factuur vaak snel wordt doorgezet en uitbetaald. Een ideaal scenario!

Maar wie te lang wacht met het versturen van een factuur merkt vaak dat dat negatieve gevolgen kan hebben. Om dat probleem op te lossen, is het goed om te kijken naar de oorzaak van het (te) laat versturen van facturen.

Te weinig tijd

Een veelgehoorde klacht is bijvoorbeeld dat men tijd tekortkomt om facturen op te stellen. Bij een kleine hoeveelheid klanten zal dat niet zo gauw een rol spelen, maar zodra de agenda zich begint te vullen is de realiteit al snel dat administratieve zaken het onderspit delven.

Wil je dat probleem verhelpen, dan is het belangrijk om te kijken naar manieren waarop de totale last van het opstellen en versturen van facturen wordt beperkt. Tools zoals facturatiesoftware kunnen uitkomst bieden bij het vereenvoudigen van de facturatieprocessen.

LEESTIP: Weten wat de gevolgen zijn van late betalingen? Ontdek wat je moet doen bij vertraging

Maar daarnaast spelen er vaak ook nog andere zaken die zorgen voor onnodige vertraging bij het versturen van facturen. 

Onduidelijkheid 1: Wanneer ben je te laat met het versturen van een factuur?

We verklappen het alvast: je moet het wel heel bont maken om de uiterlijke verzendtermijn van een factuur te overschrijden. Daar is pas sprake van na maximaal 5 jaar vanaf de opeisbaarheid van de vordering. Is de dienst of het product geleverd aan een particulier? Dan heb je maximaal 2 jaar de tijd om de factuur de deur uit te sturen.

Wettelijk gezien is er dus niet zo gauw een probleem, maar als het gaat om cashflow management en professionaliteit is het raadzaam om op tijd te factureren. Want hoe goed de zaken ook gaan, steevast facturen te laat versturen is voor geen enkel bedrijf bevorderlijk.

Maar wat is nou precies ‘op tijd’ in het geval van factureren? En hoe kun je daarmee tijd besparen op facturatie? Normaliter wordt een factuur op de dag van levering van goederen of diensten verstuurd, of vlak daarna. De logische redenering hierachter is dat een snel facturatieproces zorgt voor een snellere uitbetaling.

Allereerst gaat de betalingstermijn direct na facturatie in, maar klanten zijn in dit vroege stadium ook nog actief bezig met het gegeven dat er nog een factuur betaald moet worden. Een factuur die aan de late kant wordt verstuurd kan als ongewenst worden ervaren door de ontvanger. En om te zorgen dat een klant zo snel mogelijk betaalt, dienen alle obstakels zo veel mogelijk te worden vermeden.

Dus hoewel je op z’n vroegst pas na twee jaar in de problemen komt door het uitstellen van het versturen van een factuur, is het absoluut raadzaam om een factuur dezelfde dag van de levering van diensten/producten te versturen.

LEESTIP: Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

Onduidelijkheid 2: Wat moet er op een factuur komen te staan? 

Wat ook regelmatig voor verwarring en dus vertraging zorgt, is de onduidelijkheid omtrent wat er op een factuur moet staan. Een slordige factuur zorgt voor vraagtekens, en elk obstakel of onduidelijkheid vergroot de kans dat een factuur laat of zelfs niet betaald wordt.

Door elke keer na te gaan wat er allemaal aan informatie benoemd moet worden op een factuur, ben je al gauw een hoop tijd kwijt. Zonde, vooral als je nagaat hoeveel tijd er verloren gaat als je met enige regelmaat facturen verstuurt.

Deze essentiële informatie moet sowieso op de factuur staan:

1. Verkopersgegevens: naam en adres van de verkoper, btw-nummer en eventueel het KvK-nummer;
2. Kopersgegevens: naam en adres van de koper, indien van toepassing het KvK-nummer;
3. Factuurgegevens: een uniek factuurnummer en de factuurdatum, eventueel een inkoopordernummer of verkoopreferentie;
4. Product- of dienstinformatie: een beschrijving van geleverde diensten of producten met daarbij het aantal eenheden, de prijs per eenheid en het totaalbedrag;
5. Btw-informatie: het btw-tarief dat van toepassing is en het bedrag aan btw dat in rekening wordt gebracht;
6. Totaalbedrag: het totaalbedrag inclusief btw, met vermelding van eventuele kortingen of toeslagen;
7. Betalingsinformatie: de betalingstermijn met daarbij duidelijke instructies over hoe de klant kan betalen; 
8. Bankgegevens: informatie over de bankrekening van de verkoper.

Let wel: houd rekening met de specifieke eisen die gelden voor het rechtsgebied dat van toepassing is.

Zorg er daarnaast voor dat je het de klant zo makkelijk mogelijk maakt om te betalen. Voorzie de betalingsinformatie van heldere instructies over welk bankrekeningnummer gebruikt moet worden en wat de exacte betalingstermijn is. In de regel is de factuurdatum de dag waarop de factuur is opgesteld en verzonden.

Het zijn ogenschijnlijk maar details, maar ze maken wel het verschil tussen een succesvolle betaling en een potentiële wanbetaler. De details lijken een hoop werk, maar als je het eenmaal goed inricht kun je ook hiermee een hoop tijd besparen op het verzenden van facturen.

LEESTIP: Benieuwd naar manieren waarop je wanbetaling kunt voorkomen? Ontdek het in deze blog

Onduidelijkheid 3: Wanneer factureer je zonder btw? 

Net als je denkt dat je grip hebt op de ins en outs van factureren, dient het volgende vraagstuk zich alweer aan: wanneer factureer je met of zonder btw? Niet geheel onbelangrijk, want ook de Belastingdienst trekt aan de bel als je dit niet naar behoren factureert. In de volgende gevallen is factureren zonder btw meestal van toepassing: 

• Intracommunautaire leveringen
• Export buiten de EU 
• Vrijgestelde activiteiten, zoals bij medische diensten en onderwijs
• Kleine ondernemersregeling 
• Particuliere verkoop/consumentenverkoop

Uiteraard verschilt de vrijstelling per rechtsgebied, dus schroom niet om advies in te winnen bij een fiscaal adviseur bij enige twijfel. Tijd besparen op facturatie levert veel voordelen op, maar zorg wel dat je op de hoogte bent van de juridische kanttekeningen.

Facturatiesoftware

Ook met de kennis omtrent de besproken valkuilen, blijft het onderdeel facturatie een vervelende klus voor veel bedrijven. En terecht, want het handmatig verzenden van facturen is eigenlijk niet meer van deze tijd. Zeker niet als je bedenkt dat er allerlei automatiseringsmogelijkheden bestaan waarmee je zowel tijd als geld kunt besparen op het verzenden van facturen.

Door gebruik te maken van facturatiesoftware, kun je met een gerust hart erop vertrouwen dat verkoopfacturen automatisch worden verstuurd en beheerd. Een toegankelijke, maar betrouwbare manier om tijd te besparen op facturatie.

Met de facturatiesoftware van Diesis is het mogelijk geworden om uitgaande facturen te automatiseren. Zowel grote als kleine volumes kunnen verwerkt worden, ongeacht de hoeveelheid databases en applicaties die worden ingezet voor de import van gegevens. Ook het gebruik van meerdere administraties of verschillende valuta kunnen verwerkt worden binnen de oplossing.

LEESTIP: Benieuwd waarom automatisch factureren zo voordelig is? Lees er meer over in onze blog

Flinke tijdsbesparing: 8 minuten per factuur

Qua tijdsbesparing op facturatie zullen de voordelen vrijwel direct merkbaar zijn. Dit zal per volume en complexiteit van de facturen enigszins verschillen, maar ter illustratie van de mogelijkheden van de facturatiesoftware nemen we als voorbeeld een van onze klanten.

De facturatiesoftware zorgt voor een besparing van 8 minuten per factuur, en als je dat doorberekent naar de 52.000 facturen per jaar die ze versturen, kom je al gauw uit op zo’n 7.000 uur aan bespaarde uren. Met deze kennis kun je direct aan de slag om op korte termijn tijd te besparen op facturatie.

Ben je benieuwd of facturatiesoftware iets voor jouw bedrijf kan betekenen? Plan een adviesgesprek in, of download de whitepaper 'De overstap naar geautomatiseerde facturatie' .