2 min read
Het opvolgen van uw openstaande facturen of incasso’s, het blijft een grote uitdaging. Zeker in deze tijden waarbij druk op werkkapitaal en kaspositie toeneemt. Hoe zorgt u ervoor dat uw debiteuren snel betalen en hoe zorgt u voor een goede opvolging wanneer zij dit niet doen?
Maar het opvolgen van uw openstaande facturen of incasso’s is minstens zo belangrijk. Aanmaningen moeten de deur uit, betalingsregelingen moeten getroffen worden, disputen moeten worden afgehandeld en waar nodig moet een dossier opgemaakt worden voor het incassobureau. Maar hoe regelt u dit zo efficiënt mogelijk?
Efficiënt debiteurenbeheer met de juiste software
Het begint natuurlijk met het snel en correct factureren van uw diensten of producten. Of het feitelijk innen van uw automatische incasso’s. Over hoe u grip kunt krijgen op uw inkomende geldstroom schreven wij eerder een artikel.
Om openstaande facturen of incasso’s zo flexibel en gebruiksvriendelijk te kunnen beheren, hebben wij een oplossing die naadloos aansluit op uw boekhoudsoftware (bijvoorbeeld Unit4 Financials). Flexibiliteit in deze oplossing is key. Want een debiteur met een hoger risicoprofiel moet anders benaderd worden dan een debiteur met een lager risicoprofiel.
Flexibel en ‘op maat’ in te stellen
Op basis van profielen van debiteuren (bijvoorbeeld op basis van betaalgedrag in het verleden of een creditrating) en openstaande vorderingen worden invorderingsacties benoemd. Deze invorderingsacties worden uitgezet voor uw debiteurenbeheer medewerkers om eenvoudig te kunnen (op)volgen. Verder biedt onze oplossing voor debiteurenbeheer veel flexibiliteit om zaken ‘op maat’ in te stellen:
- Toevoegen betaallink
Aan de aanmaning kan een betaallink toegevoegd worden zodat de debiteur de mogelijkheid heeft om de openstaande vordering alsnog direct te betalen. - Eigen teksten
Teksten in brieven (bijvoorbeeld aanmaningen, herinneringen, ingebrekestellingen) kunnen flexibel worden gedefinieerd, net als bijvoorbeeld de begeleidende (gepersonaliseerde) e-mail. - Ingrijpen op proces
Het is mogelijk om op ieder onderdeel van het proces in te grijpen. Bijvoorbeeld voor het aanpassen of controleren/goedkeuren van de te versturen brief. - Toevoegen belnotities
Bij een debiteur/openstaande post is het mogelijk om (bel)notities vast te leggen die door een collega kunnen worden ingezien. - Correspondentie op 1 plek
Alle correspondentie met de debiteur vindt binnen de oplossing plaats, waardoor los e-mail verkeer wordt vermeden. - Actueel inzicht door rapportages en dashboard
Binnen de debiteurenbeheer oplossing zijn diverse rapportages beschikbaar en een dashboard dat een actuele status laat zien uw debiteurenbeheer, aangevuld met onderliggende analyses.
Tot slot is het mogelijk om betalingsregelingen te treffen, waarbij de oorspronkelijke vordering wordt tegen geboekt. De termijnnota’s (met betaallink) worden periodiek gecommuniceerd met de debiteur en uiteindelijk geboekt in het financiële systeem.
Meer weten?
Wij graag met u in gesprek over hoe ook u nog meer grip kunt krijgen op uw inkomende geldstroom met onze oplossing. Wij laten u aan de hand van een demo graag zien welke mogelijkheden de oplossing biedt. Neem contact met ons op voor het maken van een afspraak of demo.
Tino Wendriks
Directeur & Business Consultant