De afgelopen jaren is de hoeveelheid online aankopen gestegen, zowel consumenten als bedrijven bestellen steeds vaker producten via webshops. Vanwege deze groei hebben e-commerce bedrijven de afgelopen jaren veel tijd gestopt in het ontwikkelen van hun e-commerce platform, maar hierdoor zijn andere zaken vaak onderbelicht gebleven zoals het proces van facturatie.
Hoe het veelal gaat....particulieren plaatsen een order en betalen direct de bestelling met iDeal of Afterpay. Een zakelijke klant plaatst een order en betaalt (wellicht) op rekening en wil hiervoor dan graag een factuur ontvangen. Maar hoe wordt deze factuur gegenereerd en aangeboden? Krijgt de klant de factuur in zijn account te zien binnen de webshop of wordt de factuur nog per e-mail naar de klant gestuurd? En dan hebben wij het nog niet eens gehad over hoe de factuur eruit ziet. Wat staat er bijvoorbeeld allemaal wél op de factuur óf wat juist niet. En hoe wil de klant de factuur ontvangen, als een PDF of toch liever als e-invoice?
Wat wij zien is dat bij het zaken doen met consumenten het proces van bestellen, betalen en leveren vaak in één vloeiende beweging gaat. Op het gebied van facturatie is het in de consumentenmarkt dan ook goed uitvoerbaar. Complexer wordt het wanneer u zich met uw webshop ook op de zakelijke markt begeeft. Zakelijke klanten vragen om facturen die aan meer (wettelijke) eisen moeten voldoen.
Nu zien wij in de landen in Europa een aanscherping van de wet- en regelgeving rondom facturatie. Het wettelijk verplicht stellen van het aanleveren van een factuur na bestelling van goederen is in opkomst. Dan is nog de vraag hoe uw klant de factuur wenst te ontvangen en hoe u deze dan dus ook moet kunnen aanleveren. Is dat Pdf vorm per mail of direct via het account in uw webshop?
Steeds meer bedrijven willen facturen elektronisch ontvangen, om ze op die manier eenvoudig en snel digitaal te kunnen verwerken met hun Purchase to Pay oplossing. Dat betekent dat u uw facturen straks misschien wel als XML bestand én als Pdf moet kunnen aanleveren.
Binnen Europa is hiervoor het PEPPOL e-facturatienetwerk opgezet. Wij zien in de markt een toename op het gebied van e-facturatie, zowel voor het ontvangen als het versturen van e-facturen via PEPPOL. De vraag is of u al in staat bent om een factuur aan te leveren conform de wens van uw klanten en de wet- en regelgeving?
Het genereren van een professionele factuur en deze aanbieden aan uw klant is één ding, maar hoe zit het met de vastlegging van deze factuur in uw eigen financiële applicatie? Worden orders nog handmatig vastgelegd, achteraf in batch ingelezen of betreft dit alleen totaalbedragen?
Van groot belang in de huidige tijd is het om real-time inzicht te hebben. En door handmatige verwerking van deze data of alleen een aantal totaaloverzichten krijgt u niet de juiste inzichten en analyses. Met het (verder) automatiseren van uw verkoopfacturatie worden deze issues getackeld, wat een wezenlijke doorontwikkeling betekent van uw e-commerce platform.
Genoeg uitdagingen en ontwikkelingen waar u als financieel verantwoordelijke in mee zult moeten gaan, links of rechtsom. Wij denken daarin graag met u mee.
Wilt u weten hoe wij tegen de verdere ontwikkeling van dit proces binnen uw sector aankijken? Neem contact met ons op en wij laten u dit graag zien.
Paul van der Lee
Salesmanager