2 min read

Factureren is mensenwerk. Of toch niet?  

Featured Image

Excel is het helemaal

Het jaar 1985. Het jaar waarin Evert van Benthem de Elfstedentocht won én waarin tevens Excel werd geïntroduceerd. Het eerste feit staat mij bij, de lancering van Excel niet. Een fonkelnieuw spreadsheetprogramma als opvolger van VisiCalc en Lotus123. In de jaren die volgden werd Excel steeds weer verbeterd, aangepast en opgefrist. Tot de huidige wereldwijd befaamde applicatie, bedoeld om grote hoeveelheden data om te zetten naar overzicht én inzicht. Feitelijk gezien is het één megagroot vel ruitjespapier, maar dan wel met een duizelingwekkend aantal mogelijkheden, formules, berekeningen en weergaven.

Is Excel dan het antwoord op alles?

Wie werkzaam is in Finance wordt nog wel eens versleten voor Excelnerd. Misschien in sommige gevallen terecht, maar in de praktijk zijn er inmiddels veel softwaretoepassingen die het gebruik van Excel overbodig hebben gemaakt. Een bekend gegeven is dat de betrouwbaarheid van een systeem afhangt van de input door de gebruikers. En dat is nou net waar het in Excel nog wel eens op vast loopt. De handmatige invoer bepaalt de uitvoer en formules kunnen ‘kapot’ gaan. Foutgevoeligheid ligt op de loer!

Maar wat is dan wél de oplossing?

Daar ga ik graag wat dieper op in. Want als er iets is, waarbij een bedrijf zich geen fouten kan veroorloven, dan is het wel de facturatie. Behalve dat factureren via Excel dus foutgevoelig is, brengt het tevens een bult werk met zich mee. Zodra dit afgehandeld kan worden via een geautomatiseerd systeem maakt dit handen vrij. De automatische validaties halen direct de foutgevoeligheid eruit.

Een ander voordeel van het automatiseren is het feit dat een factuur niet zomaar kan verdwijnen. De factuur wordt digitaal of elektronisch afgeleverd op een met de klant afgestemde locatie of mailadres. Hoe fijn zou het zijn als de factuur altijd traceerbaar is, digitaal oproepbaar is en daarmee nooit verloren kan gaan. Bijkomend voordeel is de uitstraling: een keurige PDF in uw eigen huisstijl.

Complexe facturatie

Automatisch factureren is tevens het antwoord bij complexe facturatie. Complexe lay-outs berekeningen die het uiteindelijke regelbedrag en de factuur moeten bepalen. Maar daarover vertel ik graag een volgende keer meer!

Ik kijk er naar uit om eens van gedachten te wisselen; hoe ver is uw organisatie hiermee? Voorbereid op de toekomst óf deze zelfs al een stapje voor?

 

Paul 250x250

Paul van der Lee
Salesmanager

Hoe Finance de organisatie meer data-gedreven kan maken

Door verdere digitalisering en automatisering wordt de financiële afdeling steeds meer data-gedreven. Wat betekent dit voor het werk van de financieel professional? En hoe kan Finance de interne...

3 basisprincipes voor de moderne financiële organisatie

Dagelijks ben ik in contact met diverse organisaties die hun, vaak complexe, financiële processen willen optimaliseren. Hoewel dat het nodige advies op maat betekent, zie ik ook een gemene deler in...

3 tips voor Finance om duurzame klantrelaties op te bouwen

Hoe groot of klein uw bedrijf ook is, een goede relatie met uw klanten onderhouden is een van uw hoogste prioriteiten. Want het kost zoals we allemaal wel weten meer moeite om een nieuwe klant binnen...