3 min read

Slimmer inrichten van het Order to Cash proces

Featured Image

Administratieve processen moeten goed en soepel functioneren en u wilt altijd real time inzicht in de stand van de financiën. Welke verkoopfacturen staan nog open? Wat zijn de gevolgen voor mijn cashflow als die ene debiteur te laat betaald? Structuur en inzicht is hierbij essentieel. Hoe kunt u uw Order to Cash (O2C) proces slimmer inrichten? In dit artikel vertel ik u graag meer.

Doorlooptijd verkleinen

In een aantal gevallen ontstaan problemen in het order to cash proces doordat processtappen in de keten niet afdoende zijn ingeregeld. Zo kunt u bijvoorbeeld vaak de doorlooptijd van het verkrijgen van een order tot het uitsturen van de factuur verkleinen door stappen in de keten te standaardiseren en kunt u de automatische verwerking van binnenkomende gelden optimaliseren door het gebruik van de Billing software die wij bij Diesis ontwikkelen.

Maak gebruik van bestaande databronnen

Het proces begint bij de vastlegging van klantcontact en dit gebeurt veelal bij een klantinschrijving of het aangaan van een verkoopcontract. Belangrijk is na te gaan wat er komt kijken bij registratie van nieuwe klanten. Voor een efficiënt O2C proces is het belangrijk om gebruik te maken van bestaande databronnen zoals een ERP systeem of CRM. Door deze slim te integreren komen alle beschikbare informatie met zo min mogelijk handelingen in de financiële administratie. Hiermee kan de factuur ‘met een druk op de knop’ verstuurd worden.

Door verschillende onderdelen (projecten, medewerkers, relaties en producten) in een workflow-oplossing te koppelen, kunnen processen verder worden geautomatiseerd. Als het niet met bestaande koppeling, koppelvlak of API kan, dan biedt een technologie als Robotic Process Automation (RPA) wellicht een oplossing.

Kredietwaardigheid

Het inschatten van de kredietwaardigheid van een klant is een complex proces. Als uw organisatie op krediet levert, loopt u het risico dat uw organisatie de betaling niet krijgt - of niet op het afgesproken moment. Gelukkig zijn er manieren om dit ‘debiteurenrisico’ vooraf in te schatten, te beperken en af te dekken. Er zijn softwaretools beschikbaar die het betaalgedrag van bedrijven in de gaten houden en die risicoprofielen koppelen aan de bedrijven.

Met Billing hebben wij bijvoorbeeld een koppeling ontwikkeld met een database, die wereldwijd periodiek gemonitord en ontsloten wordt. Op basis van risicoprofielen kunnen kredietlimieten worden ingesteld die een signaleringsfunctie hebben in het goedkeuringsproces van de facturen. Juist risicovolle klanten vragen meer aandacht en afhankelijk van het klantbeeld kunnen organisaties zelf het eigen proces bepalen. Daarvoor moeten alle betrokkenen binnen het O2C-traject wel beschikken over dezelfde informatie.

Stroomlijnen verkoopfacturen

Facturatie is een belangrijk onderdeel van het O2C proces. Het traditionele proces van het verwerken van verkoopfacturen is vaak tijdrovend en arbeidsintensief. Zo heeft u wellicht te maken met factuurinformatie uit verschillende bronsystemen. Moeten er gegevens overgetypt worden met alle fouten van dien. Of heeft u te maken met meerdere bedrijfsentiteiten waardoor er meerdere factuur-layouts in omloop zijn?

Weet dat er software oplossingen in de markt zijn voor complexe facturatie processen. Zelfs als er sprake is van het verwerken van grote volumes en het toepassen van ingewikkelde en uitgebreide calculatiemethodes. Deze oplossingen zijn in staat om informatie uit verschillende systemen te combineren en zo de juiste factuurregels op te stellen voor de juiste debiteur.

Debiteurenbeheer

Binnen een financieel systeem kunnen betalingsgegevens ontvangen worden vanuit verschillende bronnen, waardoor ook de openstaande facturen op een overzichtelijke wijze kunnen worden opgevolgd. Op basis van vooraf definieerbare instellingen kunt u klanten herinneren aan hun betalingsachterstand middels het sturen van aanmaanbrieven. Hierdoor kunt u veel tijd besparen.

Rapportage en analyse

Om de organisatie als deze te verbeteren, is het belangrijk om alle financiële processen te inventariseren, te meten en terug te koppelen. Wanneer de geconsolideerde gegevens in een tool juist en realtime beschikbaar zijn, dan heeft een organisatie altijd de volledige waarheid van het order-to-cash proces inzichtelijk.

Verbeteringen in het order-to-cashproces leveren al snel veel voordelen op. Kostenbesparingen, omzetborging, verbetering van het werkkapitaal en tevreden klanten.

Wilt u weten hoe het Order to Cash proces binnen uw organisatie slimmer ingericht kan worden? Ik nodig u graag uit voor een gesprek.

Paul 250x250

Paul van der Lee
Salesmanager

Hoe Finance de organisatie meer data-gedreven kan maken

Door verdere digitalisering en automatisering wordt de financiële afdeling steeds meer data-gedreven. Wat betekent dit voor het werk van de financieel professional? En hoe kan Finance de interne...

3 basisprincipes voor de moderne financiële organisatie

Dagelijks ben ik in contact met diverse organisaties die hun, vaak complexe, financiële processen willen optimaliseren. Hoewel dat het nodige advies op maat betekent, zie ik ook een gemene deler in...

3 tips voor Finance om duurzame klantrelaties op te bouwen

Hoe groot of klein uw bedrijf ook is, een goede relatie met uw klanten onderhouden is een van uw hoogste prioriteiten. Want het kost zoals we allemaal wel weten meer moeite om een nieuwe klant binnen...