Wanneer start u met het optimaliseren van uw O2C proces?

Maak een afspraak

Van levering naar betaling, een ABC-tje?

Het klinkt zo eenvoudig: je levert als bedrijf goederen en/of diensten en daarvoor stuur je een factuur naar de afnemer. Maar niet voor alle geleverde diensten is het opstellen van een factuur een ABC’tje. Denk maar eens aan de toeslagen die berekend en gefactureerd moeten worden over de dienstverlening, maar ook afwijkingen hierop wanneer een pakketje zwaarder of groter is dan besproken.

Dit order-to-cash (O2C) proces is een belangrijk proces binnen vele verschillende organisaties, maar zeker in de logistieke sector. Daar zien wij dat het gehele proces vaak complex is en de werkzaamheden en verantwoordelijkheden bij verschillende afdelingen liggen. Met als gevolg een onnodig lange doorlooptijd, veel handmatige handelingen en kans op fouten. Het automatiseren van de O2C processen brengt verlichting en efficiency van werkzaamheden.

Lange doorlooptijd nadelig voor liquiditeit

Mede vanwege de complexiteit en gespreide verantwoordelijkheden kan het proces van orderontvangst tot betaling juist in de logistieke sector lang duren. Naast de betaaltermijn van de afnemer van circa 30 dagen, is het verwerken van de order en het opmaken/versturen/opvolgen van de factuur (incl. evt dispuutmanagement) tijdrovend. Vaak zo tijdrovend dat daarmee het gehele proces gemakkelijk 90 tot 120 dagen in beslag neemt.

Als logistiek dienstverlener in de leveranciersrol is het dan dus van groot belang om intern de verschillende stappen te optimaliseren en te streven naar een zo kort mogelijk O2C-proces. Want zo kun je namelijk sneller over liquiditeit beschikken om leveranciers en medewerkers op tijd te kunnen betalen en ontstaat er ook eerder ruimte om investeringen te kunnen doen.

Wat een efficiënt O2C-proces nog meer met zich meebrengt is een verlaging van kosten en werkdruk door vermindering van de hoeveelheid tijd die in order- en factuurverwerking en factuuropvolging (debiteurenbeheer) gaat zitten.

Integrale aanpak noodzakelijk

Wat wij veel zien binnen de logistieke sector is dat het O2C- proces niet als integraal proces wordt gezien. De verschillende deelprocessen vinden verspreid in de organisatie plaats en worden daarmee versplinterd aangestuurd. Betrokkenheid van verschillende (en los van elkaar opererende) afdelingen zoals Sales en Finance (accounts receivable en accounts payable), leidt vaak tot situaties waarbij er geen end-to-end verantwoordelijkheid ligt bij specifieke personen binnen de organisatie. De afdeling Finance weet dan niet wat Sales heeft afgesproken met afnemers. En Finance heeft geen idee dat een factuur al dagen geleden verstuurd had kunnen worden. Daarom duurt het bij logistiek dienstverleners vaak meerdere dagen voordat een factuur überhaupt is verstuurd, terwijl de dienst dan al geleverd is.

Complexiteit verlangt een goede O2C software oplossing

De logistieke sector heeft te maken met complexe orders en facturen. Denk aan complicerende factoren zoals transport- en administratiekosten, opslagen op basis van afmetingen en gewicht. Maar ook douanekosten of afrekeningen tussen voorlopige en definitieve facturen. En wat voor de ene facturatiestroom geldt, geldt niet voor de andere. Daardoor kan het correct opstellen en verwerken van orders en facturen zeer omslachtig worden.

Verder zien wij vaak dat het proces niet volledig wordt ondersteund door de gebruikte software. In enkele gevallen kan een ERP systeem voldoende functionaliteit bieden, zeker als de complexiteit in de orderafhandeling zit. Maar wanneer zo’n ERP systeem niet aanwezig is of de moeilijkheid meer in de complexe factuurverwerking of opvolging van de betalingen zit, dan kunnen dedicated O2C oplossingen, met een krachtige facturatie module, een uitkomst bieden.

Van optimaliseren naar (weer) kunnen investeren

Ben u actief in de logistieke sector en wilt u uw order to cash proces optimaliseren om zo o.a. uw liquiditeit te verbeteren? Met een goede software oplossing kunt u het verschil gaan maken. Belangrijk is dat dit soort systemen eenvoudig kunnen integreren met aanleverende (ordersysteem) en ontvangende applicaties (boekhoudsysteem). Zet u vandaag de eerste stap?

Binnen de logistieke sector heeft Diesis veel ervaring in het implementeren van O2C software. Denk hierbij aan handelsbedrijven, havenbedrijven, pakketleveranciers, transportbedrijven, etc. Biedt dit artikel u herkenningspunten? Wij denken graag met u mee om het O2C -proces bij uw organisatie (verder) te optimaliseren.

Diesis - Tino Wendriks - Directeur & Business Consultant

Tino Wendriks
Directeur & Business Consultant
LinkedIn pagina Diesis Twitter Diesis