Liquiditeitspositie verbeteren met efficiënt debiteurenbeheer: zó doe je dat!

Het beheren van openstaande facturen of incasso’s zorgt vaak voor frustratie, vooral in tijden waarin de druk op werkkapitaal en liquiditeit toeneemt. Het verbeteren van de liquiditeitspositie staat bij de meeste organisaties bovenaan het prioriteitenlijstje, maar met het uitblijven van betalingen is het nogal een uitdaging om dat doel daadwerkelijk te behalen. Hoe zorg je ervoor dat debiteuren snel betalen? En hoe reageer je adequaat als de betaling uitblijft?

Voordat we de inhoud induiken, beginnen we bij het begin: wat is liquiditeit? Liquiditeit meet in hoeverre een bedrijf in staat is om aan diens directe betalingsverplichtingen te voldoen. Dat kan in de vorm van contant geld of gemakkelijk om te zetten activa.

Staat er voldoende cash op de rekening om geplande of ongeplande rekeningen te betalen? Dan zit het met de liquiditeitspositie wel goed. Heeft je bedrijf een hoop onbetaalde facturen tegoed van debiteuren, en kan je daardoor niet direct overgaan tot betaling voor je eigen rekeningen? Dan valt er nog een hoop winst te behalen op gebied van je liquiditeitspositie. 

Wat het verschil maakt tussen een goede of slechte liquiditeitspositie varieert per branche of specifieke omstandigheden van een bedrijf. Als richtlijn wordt gesteld dat een positieve liquiditeitspositie betekent dat een bedrijf over voldoende contant geld beschikt om rekeningen of schulden op tijd te betalen, zonder dat daarmee de normale bedrijfsvoering verstoord wordt. 

Liquiditeitspositie verbeteren met openstaande facturen

Een gezonde liquiditeitspositie is dus cruciaal voor het voortbestaan van je bedrijf. Maar hoe kun je je liquiditeitspositie verbeteren? Wat op dit gebied al een groot verschil kan maken, is een efficiënte aanpak voor het opvolgen van openstaande facturen en incasso’s. Kortom, debiteurenbeheer. 

Het niet actief opvolgen van openstaande facturen kan leiden tot liquiditeitsproblemen. Openstaande facturen vertegenwoordigen namelijk geld dat aan jou verschuldigd is, maar nog niet is ontvangen. Door proactief deze facturen op te volgen en ervoor te zorgen dat klanten tijdig betalen, beschik je sneller over liquide middelen om lopende kosten te betalen en investeringen te doen.

Het versturen van aanmaningen, het treffen van betalingsregelingen, het tijdig afhandelen van geschillen en het eventueel inschakelen van een incassobureau zijn allemaal belangrijke aspecten voor het opvolgen van openstaande facturen. Deze activiteiten zijn allemaal onderdeel van debiteurenbeheer. In dit artikel kijken we naar de manieren waarop je je debiteurenbeheer zo efficiënt mogelijk kunt inrichten, om je liquiditeitspositie te verbeteren.

Sneller facturen versturen

Om je liquiditeitspositie te verbeteren, is het ten eerste van belang om te zorgen voor foutloze en snelle facturatie. Veel bedrijven zijn geneigd om onnodig lang te wachten met het versturen van de factuur. Gemiddeld doen ze er 3,5 dag over om een factuur te versturen. In sommige sectoren, zoals de logistiek, duurt dit zelfs 6 tot 7 dagen.

Wil je meer weten over het effect van sneller factureren op je liquiditeitspositie en cashflow? Lees dan ons blog Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

Efficiënt debiteurenbeheer met de juiste software

Vervolgens is het zaak om de verstuurde facturen te beheren en op te volgen. Alle handelingen die je hiervoor doet, vallen onder debiteurenbeheer. Je kunt voor dit poces dedicated debiteurenbeheersoftware inzetten, die wordt gekoppeld aan je boekhoudpakket.

De speciaal toegespitste softwareoplossing van Diesis en Credit Device voor debiteurenbeheer is flexibel, gemakkelijk in gebruik en maakt van het ingewikkelde debiteurenbeheerproces een overzichtelijk geheel. 

Zo kun je meteen achterhalen wat het risicoprofiel is van een bepaalde debiteur, om maar een voorbeeld te noemen. Een hoog risicoprofiel gaat namelijk gepaard met een andere strategie dan een debiteur met een lager risicoprofiel. Met debiteurenbeheersoftware kun je eenvoudig onderscheid maken in debiteuren en de meest geschikte strategie hanteren die daarop van toepassing is. 

Flexibel en ‘op maat’

Onze oplossing maakt het mogelijk om passende invorderingsacties toe te kennen aan profielen van debiteuren op basis van bijvoorbeeld betaalgedrag of credit rating. De juiste toepassing van kredietbeheer zorgt er namelijk voor dat het risico op onbetaalde facturen flink wordt verkleind, doordat er in een vroeg stadium goed wordt gekeken naar de financiële gezondheid van een potentiële klant. Met deze informatie kan de afdeling debiteurenbeheer weer accuraat in actie komen waar nodig.  

Enkele kenmerken van onze flexibele oplossing voor debiteurenbeheer zijn:

• Toevoegen van betaallink: Aan de factuur, betalingsherinnering of aanmaning kan een betaallink worden toegevoegd, waardoor debiteuren de openstaande vordering direct kunnen betalen.

• Eigen teksten: Teksten in brieven, zoals aanmaningen, herinneringen en ingebrekestellingen, kunnen flexibel worden gedefinieerd, evenals gepersonaliseerde e-mails.

• Ingrijpen op proces: Op elk moment in het proces kan er worden ingegrepen, bijvoorbeeld om de te versturen brief aan te passen of te controleren en goed te keuren.

• Toevoegen van belnotities: Je kunt notities vastleggen bij een debiteur of openstaande post, die collega's kunnen inzien.

• Gecentraliseerde correspondentie: Alle correspondentie met de debiteur vindt plaats binnen de oplossing, waardoor los e-mailverkeer wordt vermeden.

• Actueel inzicht door rapportages en dashboard: Binnen de oplossing zijn diverse rapportages beschikbaar, evenals een dashboard dat een actuele status van het debiteurenbeheer laat zien, aangevuld met onderliggende analyses.

• Betalingsregelingen treffen: Tot slot is het mogelijk om betalingsregelingen te treffen binnen de oplossing, waarbij de oorspronkelijke vordering wordt tegengeboekt. Daarbij worden de termijnnota’s inclusief een eventuele betaallink periodiek gecommuniceerd met de debiteur en ten slotte geboekt in het financiële systeem. 

Meer weten? 

Ontdek hoe je de liquiditeitspositie van je organisatie kunt verbeteren, en ga met ons in gesprek over hoe je grip krijgt op de inkomende geldstroom. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of download de brochure over debiteurenbeheer. 

of