Extra Jaarafsluiting functionaliteit in nieuwste versie van Unit4 Financials by Coda

Ieder jaar een terugkerend item... de jaarafsluiting in uw financiële systeem Unit4 Financials by Coda. En ieder jaar waarschijnlijk weer dezelfde vragen: “Hoe zit het ook alweer, wat moet ik voorbereiden en uitvoeren om de jaarafsluiting te verwerken?” Wij vertellen u in dit artikel graag meer over de jaarafsluiting en een aantal nieuwe mogelijkheden in de nieuwste release.

Jaarafsluiting op twee manieren

De jaarafsluiting verwerkt de winst- en verliesrekeningen voor het volgende jaar, waarbij de balansrekening wordt overgedragen naar het volgende jaar. Zodat alleen het huidige jaar als gecumuleerde positie kan worden geselecteerd.

Binnen de laatste versie van Unit4 Financials (Continuous Release, maar versie 15 in de volksmond) is een extra functionaliteit beschikbaar gekomen in het verwerken van de jaarafsluiting. Het is namelijk mogelijk om de jaarafsluiting op twee manieren uit te voeren:

• Voorlopige jaarafsluiting
  De voorlopige jaarafsluiting zal alle bewerkingen van een volledige jaarafsluiting uitvoeren, maar het jaar niet afsluiten zodat u nog verdere boekingen kunt uitvoeren. De documenten voor een voorlopige jaarafsluiting worden geselecteerd op basis van de invoerdatum van het document.
  
  
• Volledige jaarafsluiting
  Bij een volledige jaarafsluiting wordt het jaar definitief afgesloten en verdere boekingen voor dat jaar zullen niet meer mogelijk zijn. Voer alleen een volledige jaarafsluiting uit wanneer u zeker bent dat alle documenten voor dat jaar in de boeken zijn geboekt.

Bij een verdere verwerking van de (voorlopige of volledige) jaarafsluiting, worden de aanvullende boekingen van de toepasselijke transacties uitgevoerd die betrekking hebben op het jaar dat wordt afgesloten. De invoerdatum van deze boekingen moet dan na de gespecificeerde datum van de laatste voorlopige jaarafsluiting liggen.

Ongedaan maken jaarafsluiting

Belangrijk is om alleen een volledige jaarafsluiting uit te voeren wanneer u er zeker van bent dat alle documenten voor dat jaar in de boeken zijn geboekt. Althans, zo was het altijd! Er zit in de nieuwste versie van Unit4 Financials nog een hele mooie toevoeging. Naast de voorlopige jaarafsluiting, is het nu ook mogelijk om een jaarafsluiting ongedaan te maken!

In het verleden hebben wij meerdere malen meegemaakt dat er na afsluiting toch nog een boeking in het afgesloten jaar moest plaatsvinden. Om dat mogelijk te maken waren eerst ingewikkelde scripts en fixchecks nodig. Met deze nieuwe functionaliteit is het eenvoudiger om dit uit te voeren.

De nieuwe functionaliteit “jaarafsluiting ongedaan maken” zal documenten boeken om alle jaarafsluitings -journalen te annuleren en het jaar opnieuw te openen. De jaarafsluiting ongedaan maken kan worden herhaald om zo ook eerdere jaarafsluitingen ongedaan te maken.

Belangrijke aandachtspunten bij een jaarafsluiting

Terugkomend op de vraag ‘Wat moet er gebeuren bij een jaarafsluiting?’, hierbij nog even een aantal belangrijke punten opgesomd:

• Alle transacties zijn ingevoerd en geboekt
• Er bevinden zich geen documenten in het register of in de Link tabellen voor het jaar dat wordt afgesloten
• De rekeningtypen op stambestand Element zijn correct ingesteld als balansrekening of resultatenrekening
• Een documentcontrole en een saldocontrole zijn uitgevoerd om de juistheid van de gegevens te controleren
• Toegang tot het af te sluiten jaar is voor alle beveiligingsgroepen geblokkeerd met behulp van Openen/sluiten periodes. Ga ook na of er een standaardperiode is geopend in het volgende jaar.

Vragen en/of meer informatie?

Heeft u na het lezen van dit artikel aanvullend nog vragen over de jaarafsluiting en de nieuwe functionaliteiten in Unit4 Financials, dan nodigen wij u uit contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag verder!

Jim Voorn
Applicatie consultant