Maximaliseer resultaten met een gestroomlijnd Order to Cash-proces

Doordat verschillende relevante data verspreid staat opgeslagen, is het lastig voor Finance om een businesspartner te zijn en de interne organisatie proactief van strategisch advies te voorzien. Denk aan het beantwoorden van de vraag of het verstandig is om over een bepaalde periode een investering te doen of niet. Het stroomlijnen van het Order to Cash proces neemt de financiële afdeling een hoop handmatig werk uit handen en biedt je collega's de tijd en het inzicht om dit advies wél te kunnen geven. 

Het Order to Cash (O2C) proces omvat het hele financiële proces van de aanvraag van een binnenkomende order van een klant tot en met de betaling van de factuur. Om te beginnen worden binnenkomende orders van een klant vastgelegd in een order management-oplossing.

Maar belangrijke informatie over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden die met deze klant zijn overeengekomen, zoals betaaltermijnen en (staffel)kortingen, staan weer in het contract management-systeem opgeslagen.

Repetitieve taken automatiseren voorkomt fouten

Finance is verantwoordelijk voor het omzetten van een order naar een (terugkerende) factuur; een proces dat vaak nog handmatig gebeurt. Ook moet Finance zorg dragen voor het debiteurenbeheer, zodat alle uitstaande facturen ook binnen de afgesproken termijnen worden betaald en zo de eigen organisatie financieel gezond blijft.

Maar hoe groter jouw organisatie is, hoe groter het volume aan orders en facturen, en hoe complexer de (financiële) afspraken die met jouw klanten worden gemaakt. Dit in combinatie met het feit dat al deze informatie verspreid staat opgeslagen, vergroot de kans dat cruciale informatie foutief wordt overgenomen of zelfs compleet wordt gemist. Zeker als je werkt met foutgevoelige Excel-files. Door repetitieve taken binnen het Order to Cash-proces te automatiseren, kun je dit voorkomen. De volgende drie integraties zijn wat ons betreft cruciaal.

1. Automatiseer de uitgaande facturatie 

Een binnenkomende order wordt vastgelegd in uw order management-oplossing. Door een integratie met een facturatie-oplossing wordt automatisch een factuur aangemaakt. Deze facturatie-oplossing extraheert door een probleemloze integratie met andere kernapplicaties, zoals jouw order management- maar ook CRM-, ERP-, of contract management-oplossing, de juiste data met betrekking tot deze klant.

De oplossing stelt vervolgens factuurregels op aan de hand van de verschillende prijsafspraken en calculatiemethodes. De factuur kun je als concept (steekproefsgewijs) laten checken door een financieel medewerker of volledig automatisch laten uitsturen. 

2. Combineer een facturatie-oplossing met een oplossing voor debiteurenbeheer

Vervolgens is het wel zaak dat je zicht houdt op de betaalstatus van alle facturen die de organisatie uitstuurt. Door het combineren van een facturatie-oplossing met een oplossing voor debiteurenbeheer, kun je het Order to Cash-proces optimaliseren.

Deze integratie helpt je grip te houden op het proces nadat een factuur de organisatie heeft verlaten. Zo kun je inzien of een factuur de e-mailbox van de debiteur heeft bereikt en wel of niet is geopend. En heb je de mogelijkheid om automatisch herinneringsberichten te versturen wanneer de betalingstermijn van de factuur verstreken is.

LEES OOK Liquiditeitspositie verbeteren met efficiënt debiteurenbeheer: zó doe je dat!

Hierbij staat gemak voor de klant voorop. Denk aan het toevoegen van betalingslink in de herinneringsberichten om eenvoudig via iDEAL aan de betaling te kunnen voldoen.

Of aan de mogelijkheid om in te loggen in een debiteurenportaal waarin de klant zijn factuur kan inzien, deze kan betalen of een betalingsregeling kan aanvragen wanneer hij tijdelijk krap bij kas zit.

3. Stel risicoprofielen in op basis van kredietwaardigheid

Dit proces kun je nog verder finetunen door risicoprofielen in te stellen voor al je klanten, zodat je de communicatie met klanten hierop kunt aanpassen. Want heeft een klant pas één keer een betalingstermijn overschreden, dan wil je het aantal geautomatiseerde e-mails mogelijk nog niet meteen opvoeren. En wellicht ook een andere toon aanslaan dan wanneer een klant aan de lopende band betalingsverplichtingen aan zijn laars lapt.

Deze risicoprofielen kun je instellen op basis van hun betalingsgedrag, maar ook op basis van hun kredietwaardigheid door gebruik te maken van een oplossing voor kredietbeheer die hier inzicht in geeft.

Door het Order to Cash-proces te automatiseren win je tijd, kun je bijsturen wanneer dat nodig is en de inzichten over het betalingsgedrag van klanten ook proactief delen met de interne organisatie. Van de afdeling Sales - die zo beter kan prioriteren bij welke klanten upsell-kansen liggen - tot aan het hoger management dat graag op de hoogte blijft van de financiële gesteldheid van jullie eigen organisatie. 

Meer weten?

Wil je ook jouw financiële processen optimaliseren? Download onze whitepaper  en lees meer over de voordelen van het automatiseren van jouw Order to Cash-proces. Of neem direct contact met ons op.

Paul van der Lee      Sales manager      pvanderlee@diesis.nl