Order to Cash proces (O2C)

Wat betekent Order to Cash?

Order to Cash betekent letterlijk van bestelling (order) tot aan betaling (cash). Dit is een proces dat start op het moment dat een klant een bestelling plaatst. Iedere stap en activiteit daarna, tot aan het moment van betaling, is onderdeel van dit proces. Als we het dus hebben over Order to Cash of O2C, dan doelen we daarmee op de volledige cyclus van het ontvangen en verwerken van klantbestellingen tot het ontvangen van betaling voor geleverde goederen of diensten. 

Wat is het Order to Cash proces?

Het Order to Cash proces is het bedrijfsproces dat wordt gebruikt om de gehele reeks van stappen te beschrijven die een bedrijf neemt vanaf het moment dat een order (bestelling) wordt ontvangen tot het moment dat de betaling is ontvangen en verwerkt.

Dit proces omvat diverse onderdelen of deelprocessen, zoals het beheren van klantorders, het opmaken en versturen van facturen naar klanten, debiteurenbeheer en het innen en verwerken van betalingen. Ook het inschatten van kredietrisico's, het afspreken van betaalregelingen met klanten en het najagen van achterstallige betalingen maken onderdeel uit van het O2C-proces. 

Het Order to Cash proces speelt een cruciale rol in de algehele financiële gezondheid van een bedrijf. Een efficiënte uitvoering van dit proces helpt organisaties hun cashflow te verbeteren, operaties te stroomlijnen, de verwerkingstijd van bestellingen te verminderen, fouten te minimaliseren en de klanttevredenheid te verbeteren. 

De 8 stappen van het Order to Cash proces

Het woord ‘proces’ geeft het al aan: het  O2C-proces bestaat uit meerdere stappen, namelijk: 

1. Orderplaatsing: Dit is de eerste fase waarin een klant een bestelling plaatst voor goederen of diensten.

2. Credit Management: Of kredietbeheer in het Nederlands. Vooral bij nieuwe klanten of grote bestellingen wordt een kredietcontrole uitgevoerd om de kredietwaardigheid van de klant te beoordelen.  

3. Ordermanagement: Na ontvangst van een bestelling en controle van de kredietwaardigheid, werkt het bedrijf aan de afhandeling van de order door de bestelde producten te verzamelen en in te pakken.

4. Verzending en levering: In het geval van fysieke producten worden deze verzonden naar de klant, samen met eventuele bijbehorende papieren.

5. Facturatie: Het bedrijf stelt een factuur op met details over de geleverde producten of diensten, inclusief de kosten, en verstuurt de factuur naar de klant.

6. Debiteurenbeheer: Debiteurenbeheer, ook bekend als het beheer van Accounts Receivable, verwijst naar de reeks strategieën, methoden en processen die een bedrijf gebruikt om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen op tijd betalen. Het opvolgen en beheren van uitstaande facturen is een heel belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer.

7. Betaling innen en verwerken: De klant betaalt voor de ontvangen producten of diensten, idealiter binnen de afgesproken termijn. Het bedrijf verwerkt de betaling en zorgt dat deze wordt toegewezen aan de juiste factuur. Dit wordt ook wel reconciliatie genoemd.

8. Rapportage en analyse: Het bedrijf analyseert data over de financiële prestaties van het Order to Cash proces. Prestatie-indicatoren zoals DSO (Days Sales Outstanding) geven inzicht in hoe snel een bedrijf zijn ontvangsten uit Accounts Receivable kan omzetten in cash. Dit helpt bij het beoordelen van de cashflow, het beheren van de inkomsten en het plannen voor de toekomst.

Waarom is het Order to Cash proces belangrijk?

Het Order to Cash proces heeft een directe en cruciale invloed op de cashflow van een bedrijf. De snelheid en effectiviteit waarmee een bedrijf zijn O2C-proces beheert, bepalen direct hoe snel het inkomsten kan genereren en omzetten in liquide middelen, wat de financiële gezondheid en groeicapaciteit van het bedrijf ten goede komt. 

Een efficiënt geoptimaliseerd O2C-proces zorgt voor snelle en accurate facturatie, minimaliseert de tijd tussen levering van diensten of goederen en betalingsontvangst, en vermindert het risico op wanbetalingen. Hierdoor verbetert de liquiditeit en beschikbaarheid van werkkapitaal, wat essentieel is voor de operationele bedrijfsvoering en investeringsmogelijkheden.

Meer weten over de invloed van het Order to Cash proces op de cashflow? Lees de gratis whitepaper 'Cashflow verbeteren met Order to Cash'.

Uitdagingen voor Order to Cash 

De uitdagingen op het gebied van Order to Cash (O2C) zijn divers en kunnen een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie, cashflow en klanttevredenheid van een bedrijf.

Enkele van de belangrijkste uitdagingen waarmee bedrijven geconfronteerd worden in het Order to Cash proces:

• Uiteenlopende wensen van klanten. Klanten hebben vaak specifieke voorkeuren voor hoe zij facturen ontvangen en betalen, variërend van traditionele papieren facturen tot e-facturen via een specifiek netwerk. Het voldoen aan deze diverse klantvoorkeuren verhoogt de complexiteit en vereist flexibiliteit en aanpassingsvermogen in het facturatie- en betalingsproces.

• Veel handmatig werk. Een overmatige afhankelijkheid van handmatige processen is niet alleen tijdrovend, maar verhoogt ook het risico op fouten en inefficiënties. Dit kan leiden tot vertragingen in de orderverwerking, facturatie en incasso, wat uiteindelijk de cashflow en klanttevredenheid negatief beïnvloedt.

• Gegevensinconsistentie en -fragmentatie. Wanneer bedrijfssystemen niet goed geïntegreerd zijn, resulteert dit vaak in inconsistente en gefragmenteerde gegevens over klantorders, betalingen en openstaande facturen. Dit maakt het moeilijk om een accuraat en holistisch overzicht van de bedrijfsoperaties te krijgen.

• Compliance. Het naleven van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van e-facturatie en financiële rapportagestandaarden, is een voortdurende uitdaging. Compliance vereist dat bedrijven op de hoogte blijven van de laatste regelgeving en hun processen dienovereenkomstig aanpassen, wat tijdrovend en complex kan zijn.

• Te veel vertrouwen in klanten. Een te optimistische benadering van kredietverlening aan klanten kan leiden tot financiële risico's, waaronder wanbetaling en cashflowproblemen. Effectief kredietbeheer, inclusief grondige kredietcontroles en het monitoren van betalingsgedrag, is essentieel om deze risico's te beheren.

• Omslachtige betaalmethoden. Het niet aanbieden van moderne, gemakkelijke betaalmethoden kan de snelheid en waarschijnlijkheid van betalingen verminderen. Klanten verwachten flexibele, eenvoudige betaalopties die passen bij hun behoeften en levensstijl. Het aanbieden van diverse betaalmethoden kan helpen om betalingen te versnellen en de klanttevredenheid te verbeteren.

• Facturen te laat versturen. Uit cijfers van Hogeschool Windesheim blijkt dat bedrijven er gemiddeld 3,5 dag over doen om een factuur te versturen. In sommige sectoren, zoals de logistiek duurt dit zelfs 6 tot 7 dagen. Het niet tijdig versturen van facturen kan leiden tot vertragingen in de betaling, wat direct invloed heeft op de cashflow.

Order to Cash versus Purchase to Pay

Het Order to Cash (O2C) en Purchase to Pay (P2P) proces zijn beide essentiële bedrijfsprocessen, maar ze dienen verschillende doelen en richten zich op verschillende delen van de bedrijfsvoering.

Het O2C-proces richt zich op de interacties van een bedrijf met zijn klanten en betreft de verkoop-kant van een transactie. Het P2P-proces richt zich op de interacties van een bedrijf met zijn leveranciers en betreft de inkoop-kant van een transactie. Heel platgeslagen: bij het Order to Cash proces wordt de factuur verstuurd en de betaling ontvangen. Bij het Purchase to Pay proces wordt de factuur juist ontvangen en wordt de betaling gedaan. 

Wat levert optimalisatie en automatisering van het Order to Cash proces op?

Aandacht besteden aan het Order to Cash proces levert winst op als het gaat om de cashflow, efficiëntie en klanttevredenheid. Volgens een BCG-rapport over O2C uit 2020 kunnen bedrijven die hun O2C-proces automatiseren en optimaliseren: 

• De omzet met 1 tot 3% per jaar verhogen

• De kosten met 15 tot 39% verlagen

• De gemiddelde Days Sales Outstanding (DSO) met 30% verkorten

• De klanttevredenheid én medewerkerstevredenheid aanzienlijk verhogen

Oftewel: de cijfers liegen er niet om. Maar de optimalisatie van het Order to Cash (O2C) proces zorgt niet alleen voor een efficiënter gebruik van middelen en gezondere cashflows; het kan ook het O2C-proces transformeren in een drijvende kracht achter de onderneming. Het analyseren van data over het Order to Cash proces kan namelijk zorgen voor nieuwe inzichten die de dienstverlening kunnen verbeteren.

Zo kunnen gegevens bijvoorbeeld inzicht geven in de kredietwaardigheid van nieuwe klanten en veranderingen in de kredietwaardigheid van bestaande klanten. Klanten met een laag risico kunnen andere betalingsregelingen krijgen dan klanten met een hoog risico.

Dergelijke gegevens kunnen bedrijven ook helpen de klanttevredenheid te verhogen. Een klant die altijd op tijd betaalt maar plotseling niet betaalt, heeft misschien geen behoefte aan een strenge herinnering; het kan beter zijn om via de accountmanager contact op te nemen en na te gaan of de achterstand op een misverstand berust. De klant voelt zich dan gewaardeerd door het inlevingsvermogen van de leverancier.

Hoe kun je het Order to Cash proces optimaliseren?

Het optimaliseren van het Order to Cash proces helpt bedrijven hun cashflow te verbeteren, efficiëntie te vergroten, kosten te verlagen en de klanttevredenheid te verbeteren. Je kunt ervoor kiezen om in één keer het hele Order to Cash proces onder de loep te nemen, of je kunt beginnen bij één van de deelprocessen.

Hieronder een aantal manieren om je O2C-proces te optimaliseren:

• Stroomlijn kredietbeheer. Ontwikkel heldere criteria voor kredietbeoordeling om snel en effectief de kredietwaardigheid van nieuwe en bestaande klanten te beoordelen. Dit minimaliseert het risico op late betalingen en wanbetalingen.

• Automatiseer uitgaande facturatie. Met geautomatiseerde facturatie versnel je het proces waardoor je facturen sneller kunt versturen. Ook verminder je de kans op menselijke fouten. 

• Persoonlijk, automatisch debiteurenbeheer. Dat klinkt misschien tegenstrijdig, maar door het debiteurenbeheer te automatiseren houd je meer tijd over voor een persoonlijke aanpak. Pas bijvoorbeeld de frequentie en tone of voice van betalingsherinneringen aan aan de klant. 

• Maak gebruik van KPI's. Gebruik Key Performance Indicators zoals Days Sales Outstanding (DSO), de orderverwerkingstijd en het percentage op tijd betaalde facturen om prestaties te meten en gebieden voor verbetering te identificeren. 

• Voortdurende training van medewerkers. Neem medewerkers voldoende mee in de procedures en blijf ze continu trainen in de nieuwste technologieën en beste praktijken voor het O2C-proces.