Automatische betalingsverwerking van uitgaande facturen

DE PRAKTIJK

Handmatig betalingen koppelen aan openstaande facturen

Het koppelen van betalingen aan facturen is cruciaal voor cashflowbeheer. Zo krijg je immers een nauwkeurig beeld van de beschikbare liquide middelen. Maar handmatig afletteren is een tijdrovende klus. Vooral als er sprake is van batchbetalingen met apart verzonden betaalspecificaties, kost het veel moeite om uit te zoeken bij welke openstaande facturen een betaling hoort.

DE AMBITIE

Automatisch betalingen koppelen aan openstaande facturen

Nadat de bankafschriften automatisch zijn ingelezen, worden de betalingen van klanten gekoppeld aan de openstaande facturen. In veel gevallen is dit eenvoudig, maar soms kan die overeenkomst niet 1 op 1 gemaakt worden.

Bijvoorbeeld als de klant een typfout maakt in de omschrijving of een batchbetaling doet en via de mail een betaalspecificatie stuurt. Juist deze gevallen kosten veel tijd om handmatig uit te zoeken. Daarom zetten wij hiervoor AI in en streven zo naar een overeenkomst van 100%.

Automatische verwerking van bankafschriften
Betaalspecificaties automatisch uitlezen
Betalingen koppelen aan openstaande facturen

DI_pijl_3

Onderzoek naar automatische betalingsverwerking

Bij 80% van de bedrijven kan minstens een kwart van de betalingen niet automatisch verwerkt worden. En bij 53% van de bedrijven kan minstens de helft van de betalingen niet verwerkt worden. Belangrijke redenen hiervoor zijn batchbetalingen, onvolledige of onjuiste betalingsreferenties en verschillen in betalingsbedragen. Dit blijkt uit onderzoek door het lectoraat Supply Chain Finance van hogeschool Windesheim en Diesis.

Integratie

Onze oplossing verzamelt gegevens uit verschillende bronnen. Denk aan debiteurengegevens en openstaande posten uit een ERP, en digitale afschriften van de bank. Maar ook de betaalspecificaties die klanten sturen ter onderbouwing van hun betalingen.

Matching

Betalingen van klanten worden gematcht aan de openstaande facturen op basis van zelf te definiëren logica. Ongestructureerde gegevens vanuit bijvoorbeeld betaalspecificaties worden met AI gebruikt om de overeenkomstgraad te verhogen.

Correcties

Bij het koppelen van inkomende betalingen aan openstaande facturen, worden tussentijdse aanpassingen meegenomen. Denk aan kortingen, creditnotas, debetnotas of gecombineerde betalingen voor meerdere facturen.

Actueel inzicht

De oplossing biedt diverse integratiemogelijkheden om de resultaten te communiceren met het ERP- of factuurverwerkingssysteem. Zodat deze systemen en daarmee ook de cashflow en werkkapitaal altijd actueel zijn.

Over Diesis

Op zoek naar een persoonlijke en flexibele kennispartner op het gebied van automatisch debiteurenbeheer en credit management? Dan ben je bij Diesis aan het juiste adres!

Integraties met onder andere SAP, Oracle, Infor, Microsoft 365, Unit4, Exact, AFAS en Isah
Samenwerkend met zusterbedrijven op het gebied van crediteurenbeheer en e-facturatie
Klanten geven ons een 9,1 als rapportcijfer
Wij zijn ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd

of lees onze brochure