Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer: een veelgenoemde term als het gaat over de cashflow en financiële prestaties van een bedrijf. Maar wat is debiteurenbeheer precies? En waarom is debiteurenbeheer belangrijk? Wat wordt er bedoeld met debiteurenrisico? Al deze vragen behandelen we op deze pagina, met als kers op de taart een aantal praktische tips om debiteurenbeheer te verbeteren. 

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het beheren en opvolgen van uitstaande facturen en openstaande betalingen van klanten. 

In een standaard scenario levert een bedrijf zijn goederen, of verleent zijn diensten, en wacht vervolgens op betaling. Idealiter blijft dat wachten bij enkele weken, maar de realiteit leert dat dat in de praktijk lang niet altijd zo gaat. En dat is exact het punt waar debiteurenbeheer om de hoek komt kijken. 

Debiteurenbeheer behelst veel meer dan alleen maar wachten op geld; het zijn alle activiteiten die jouw bedrijf doet om te zorgen dat klanten hun factuur op tijd betalen. Denk daarbij aan: 

• het uitvoeren van kredietcontroles

• het monitoren van betaalgedrag van klanten

• het opstellen en versturen van facturen

• het proactief opvolgen van facturen

• het hanteren van betalingstermijnen

• het versturen van herinneringen en aanmaningen

• het managen van betalingsregelingen

• het betrekken van incassobureaus of juridische maatregelen wanneer betalingen echt uitblijven

Onderdeel van het Order to Cash proces

Het beheren van debiteuren en opvolgen van openstaande facturen is onderdeel van het Order to Cash (O2C) proces. Dit proces komt bij ieder bedrijf voor. 

Het Order to Cash proces start op het moment dat een klant een bestelling bij je plaatst en eindigt zodra je de betaling voor die bestelling hebt ontvangen. Alle stappen die daar tussen zitten, zoals het verwerken en versturen van de order, het opmaken en versturen van de factuur en het innen en reconciliëren van de betaling, horen allemaal bij het O2C-proces. 

💡Meer weten? Op deze pagina lees je alles over het Order to Cash proces 

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Debiteurenbeheer optimaliseert de cashflow, minimaliseert financiële risico's en waarborgt de liquiditeit van een bedrijf.

Scenario: een bedrijf doet niets met debiteurenbeheer. De kans is in zo’n geval groot dat facturen worden verzonden en vervolgens vergeten. Het geld blijft uit en de financiële situatie van het bedrijf loopt onnodig risico. En die problemen gaan al snel van kwaad tot erger. Debiteurenbeheer voorkomt al deze problemen. 

De gemiddelde Days Sales Outstanding (DSO) is 59 dagen

Dit betekent dat facturen gemiddeld 59 dagen openstaan.

De impact van debiteurenbeheer

Effectief debiteurenbeheer speelt dus een essentiële rol in het financiële welzijn van een bedrijf. Dat werkt als volgt:

• Gezonde cashflow
  Allereerst draagt debiteurenbeheer bij aan het behoud van een gezonde cashflow, waarbij tijdige inning van verschuldigde bedragen ervoor zorgt dat het bedrijf voldoende middelen heeft voor bijvoorbeeld betalingen aan leveranciers, investeringen en groei.

  📖LEESTIP Late betalingen tegengaan: 5 tips voor optimaal debiteurenbeheer
  
  

• Liquiditeitsproblemen voorkomen
  Daarnaast helpt actief debiteurenbeheer liquiditeitsproblemen te voorkomen, waarbij het risico van niet kunnen voldoen aan lopende verplichtingen wordt geminimaliseerd als gevolg van achterstallige betalingen. Het minimaliseert daarnaast de financiële risico's door regelmatige opvolging en controle van betalingen, waardoor het bedrijf het risico op oninbare vorderingen kan verminderen en verliezen kan voorkomen. 

• Goede klantrelaties
  Verder draagt debiteurenbeheer bij aan het onderhouden van goede klantrelaties door professionele en vriendelijke communicatie over betalingen. Dit bevordert de klanttevredenheid.

• Efficiëntere inzet van resources
  Bovendien leidt een gestroomlijnd debiteurenbeheer tot een efficiëntere bedrijfsvoering. De tijd en middelen die worden besteed aan het innen van achterstallige betalingen en het verwerken van oninbare vorderingen worden verminderd. Hierdoor kan het personeel zich richten op andere taken die anders verwaarloosd worden. 

Kortom, effectief debiteurenbeheer is van cruciaal belang voor de financiële gezondheid, stabiliteit en groeimogelijkheden van een bedrijf.

Wat is het debiteurenrisico? 

Het debiteurenrisico, ook wel kredietrisico genoemd, is het risico dat bedrijven lopen als klanten hun rekeningen niet betalen. Dit risico is altijd aanwezig voor bedrijven die achteraf een factuur sturen voor de verleende diensten of goederen. Het gevaar begint wanneer klanten hun rekeningen niet op tijd betalen, of uiteindelijk zelfs helemaal niet kunnen betalen.

Om het debiteurenrisico te beperken, is het belangrijk dat je goed oplet op wie je krediet geeft. Als een potentiële klant al jarenlang bekend staat als een notoire wanbetaler, kan het bijvoorbeeld verstandig zijn om andere leveringsvoorwaarden te hanteren. Zo kun je het debiteurenrisico beperken. 

👉Lees onze blog Debiteurenrisico verlagen: voorkom wanbetaling met kredietinformatie voor meer over dit onderwerp.

Wat is debiteurenadministratie?

Debiteurenadministratie is het zenuwcentrum van het debiteurenbeheer. Hier worden alle gegevens bijgehouden met betrekking tot openstaande facturen, betalingstermijnen en betalingsgeschiedenis. Je kunt het dus zien als het digitale geheugen dat het bedrijf helpt bij het beheren van zijn financiële interacties met klanten.

Daarmee valt debiteurenadministratie onder de paraplu van debiteurenbeheer. Daar waar debiteurenbeheer focust op het beheren van betaalprocessen en het minimaliseren van wanbetaling, is debiteurenadministratie gericht op het registreren van de betreffende gegevens. 

Hoe kun je het debiteurenbeheer verbeteren?