7 Order to Cash-uitdagingen voor Accounts Receivable

De afdeling Accounts Receivable (AR) is verantwoordelijk voor het beheren van inkomsten die het bedrijf nog moet ontvangen voor producten of diensten die aan klanten zijn geleverd. Het effectief uitvoeren van deze functie, van facturatie tot aan de uiteindelijke betaling, is fundamenteel voor het handhaven van een gezonde cashflow en financiële stabiliteit binnen het bedrijf. Maar dit wordt bemoeilijkt doordat AR-teams regelmatig stuiten op significante uitdagingen binnen het Order to Cash (O2C) proces.

De uitdagingen waar Accounts Receivable mee te maken krijgt, variëren van het navigeren door de uiteenlopende betalingsvoorkeuren van klanten tot het hanteren van de complexiteit van internationale regelgeving. Deze obstakels kunnen de efficiëntie, de cashflow en uiteindelijk de klanttevredenheid beïnvloeden.

Het overwinnen van deze uitdagingen vereist niet alleen een diepgaand begrip van het O2C-proces, maar ook een strategische benadering.

Uitdagingen voor Accounts Receivable

Laten we dieper duiken in de specifieke Order to Cash uitdagingen waar AR-afdelingen mee te maken krijgen.

1. Diversiteit in klantvoorkeuren voor facturatie en betaling

De één ontvangt de factuur het liefst als pdf'je in de mail, de ander wil een e-factuur via Peppol. Gehoor geven aan de wensen van klanten kan de klanttevredenheid verhogen en de snelheid van betalingen verbeteren, maar dit vereist een hoge mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen in hun facturatie- en betalingsprocessen.

Dit kan betekenen dat bedrijven moeten investeren in technologieën die elektronische facturatie en diverse betaalmethoden ondersteunen. 

2. Handmatige processen

Veel bedrijven leunen nog steeds op handmatige processen voor orderverwerking, facturatie en incasso, wat niet alleen tijdrovend is maar ook het risico op fouten vergroot.

Door het Order to Cash proces te automatiseren, kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en het risico op fouten verminderen. Ook kunnen geautomatiseerde systemen voor facturering, betalingsverwerking en incasso helpen de doorlooptijd van betalingen te verkorten en de werkdruk te verminderen.

3. Gegevensinconsistentie en -fragmentatie

Onvoldoende integratie tussen bedrijfssystemen kan leiden tot inconsistente en gefragmenteerde informatie over klantorders, betalingen en openstaande facturen.

Het integreren van ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) en het gebruik van cloudgebaseerde AR-oplossingen kunnen zorgen voor een naadloze stroom van accurate en up-to-date informatie. Dit stelt bedrijven in staat om een holistisch zicht op hun financiële operaties te hebben, waardoor beter geïnformeerde beslissingen kunnen worden genomen.

4. Compliance met regelgeving

Het bijhouden van de laatste wijzigingen in de wet- en regelgeving op bijvoorbeeld het gebied van e-facturatie en financiële rapportagestandaarden, en het zorgen voor compliance kan een uitdaging zijn.

Bedrijven kunnen overwegen om samen te werken met externe experts om ervoor te zorgen dat hun processen altijd aan de geldende regels voldoen.

LEESTIP: Alles wat je moet weten over Order to Cash

5. Te veel vertrouwen in klanten

Een optimistische benadering van kredietverlening kan leiden tot financiële risico's, inclusief wanbetaling.

Een grondig kredietbeheerproces, inclusief het uitvoeren van kredietcontroles en het monitoren van klantbetalingen, is cruciaal. Dit helpt bij het identificeren van potentiële risico's voordat krediet wordt verleend en zorgt voor een proactieve aanpak bij het beheer van klantrelaties.

6. Omslachtige betaalmethoden

Het niet aanbieden van moderne en gebruiksvriendelijke betaalmethoden kan de betalingssnelheid hinderen.

Het aanbieden van een reeks gemakkelijke en toegankelijke betaalmethoden, zoals online betalingen, automatische incasso en mobiele betaalapps, kan de klanttevredenheid verhogen en de betalingstijd verkorten.

7. Vertragingen in het facturatieproces

Uit cijfers van Hogeschool Windesheim blijkt dat bedrijven er gemiddeld 3,5 dag over doen om een factuur te versturen. In sommige sectoren, zoals de logistiek duurt dit zelfs 6 tot 7 dagen. Een traag facturatieproces leidt tot vertraagde betalingen en beïnvloedt de cashflow negatief.

Het automatiseren van het facturatieproces kan helpen bij het versnellen van de uitgifte van facturen. Snellere facturatie kan leiden tot snellere betalingen en een positieve invloed hebben op de cashflow.

LEES OOK: Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

Aan de slag met het Order to Cash proces

Door deze uitdagingen systematisch aan te pakken met behulp van technologische oplossingen, strategische planning en klantgerichte benaderingen, kunnen Accounts Receivable afdelingen het O2C-proces aanzienlijk verbeteren. Met als beoogd eindresultaat een sterkere cashflow, hogere efficiëntie en diepere klantrelaties.

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.