Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

Cash is king, toch? Verbeter je cashflow met snellere én betere facturatie. Automatisering kan daarbij helpen. Hoe? Dat vertellen we je graag.

Het is niet alleen tijd om de facturen van leveranciers en de salarissen van werknemers te betalen, maar eigenlijk heeft het kantoorpersoneel ook nieuwe laptops nodig. En wordt het toch wel echt de hoogste tijd om eindelijk eens te investeren in die zonnepanelen voor op het dak. Kortom: je hebt geld nodig. Alleen… dat heb je momenteel even niet beschikbaar. 

Dus hoe kom je dan aan cash? Je zou bij de bank kunnen aankloppen voor een financiering, alleen wordt het mede door de stijgende rentes steeds duurder om geld te lenen. Het is dus de vraag of dit nu echt de verstandigste keuze is. Daarnaast scherpen veel geldschieters momenteel hun voorwaarden aan, waardoor het niet vanzelfsprekend is dat je een lening überhaupt nog rond krijgt.  

Kijk naar de opbrengstenkant 

Mocht lenen voor jou geen optie zijn, dan kies je er misschien wel voor om te onderzoeken of je op bepaalde andere zaken tijdelijk wat geld kunt besparen. Misschien zijn er andere uitgaven die even kunnen wachten, zodat je een positieve cashflow kunt behouden. Dit kan natuurlijk een handige oplossing zijn die tijdelijk wat ruimte biedt, maar Tino Wendriks, directeur van Diesis, bood onlangs in de podcast Doordacht Ondernemen van Hogeschool Windesheim een alternatief.  

“Als het financieel wat minder gaat, dan zijn bedrijven vooral geneigd om te focussen op de kostenkant. Maar waarom kijkt men niet meer naar de opbrengstenkant?”, vroeg Tino zich af. “Waarom zorg je niet dat je de producten en diensten die je geleverd hebt, sneller kunt factureren?” Want, zo redeneert de Order to Cash-directeur, hoe sneller je de factuur verstuurt, hoe sneller de klant kan betalen.  

LEESTIP: Factureren in Excel versus automatisch factureren: wat kies jij?

Uit cijfers van Hogeschool Windesheim blijkt dat bedrijven er gemiddeld 3,5 dag over doen om een factuur te versturen. In sommige sectoren, zoals de logistiek duurt dit zelfs 6 tot 7 dagen. “Organisaties wachten onnodig lang met het uitsturen en incasseren van hun facturen”, aldus onderzoeker Christiaan de Goeij over deze resultaten. Daar valt dus genoeg winst te behalen.  

Snellere facturatie beïnvloedt cashflow 

Dat sneller facturen versturen een positief effect op je cashflow kan hebben, blijkt wel uit het verhaal van Steinweg. Het Rotterdamse overslagbedrijf transporteert voor hun klanten goederen vanuit het buitenland. Op het moment dat die goederen de Nederlandse grens over komen, dan moeten daar inklaringskosten voor betaald worden bij de douane.

Steinweg schiet deze inklaringskosten voor. Tot voor kort stuurde het bedrijf de factuur pas achteraf naar de klant. Maar dat kon soms wel maanden duren, wat een negatieve impact had op de cashflow. Ze kregen het geld al die maanden immers niet binnen, maar moesten wel gewoon hun eigen kosten doorbetalen.  

"Organisaties wachten onnodig lang met het uitsturen en incasseren van hun facturen"

Mede daarom besloot Steinweg om de facturatie te automatiseren. Nu gaat de factuur automatisch na iedere inklaring richting de betreffende klant. Met als resultaat dat het overslagbedrijf minder tijd hoeft te overbruggen tussen het moment van voorschieten en het moment waarop ze het geld weer terugkrijgen van de klant.

“We besparen natuurlijk veel tijd doordat niemand van de operatie zich nog bezig hoeft te houden met het handmatig opstellen van facturen. Zij kunnen zich nu bezighouden met nuttig werk in plaats van urenlang gegevens overtikken. Maar de meeste winst zit in de grip die we nu hebben op de geldstroom. Met dit soort serieuze bedragen, is dat goud waard”, vertelt product owner Rene Schuring van Steinweg.  

Benieuwd naar het hele verhaal van Steinweg? We gingen met Rene uitgebreid in gesprek over de aanleiding om hun facturatie te automatiseren, over hoe de samenwerking met Diesis verliep en wat het hen heeft opgeleverd. Lees de case study over automatische facturatie bij Steinweg

Stuur facturen zo snel mogelijk 

Ook voor jouw bedrijf kan het verstandig zijn om de facturatie te versnellen en facturen zo vroeg mogelijk te versturen. Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd, is echt geen gek streven. Ook de experts van de Rabobank zien snelle facturatie als een quick win om sneller je geld binnen te krijgen. “Spaar facturen niet op tot het einde van de maand, want daarmee moet je hoe dan ook langer wachten tot het geld op je rekening staat”, adviseren zij. 

Ben je bang dat het hebberig overkomt als je meteen de rekening presenteert? Maak je geen zorgen. Jij hebt je netjes aan jouw deel van de afspraak gehouden, nu is het aan de klant om dat ook te doen. En op dit moment ligt de aankoop nog vers in het geheugen. Verstuur je de factuur pas na een paar weken? Dan wek je misschien wel de indruk dat je geen haast hebt en dat een verlate betaling ook niet zo’n probleem is.  

Automatische facturatie biedt kansen 

Als de facturen handmatig opgesteld en verstuurd moeten worden, dan kan het een hele uitdaging zijn om snel te factureren. Het verzamelen van alle benodigde gegevens en het opmaken van de factuur neemt vaak veel tijd in beslag. Het automatiseren van de uitgaande factuurstroom biedt uitkomst. Speciale facturatiesoftware verzamelt zelf de benodigde informatie uit verschillende systemen, zoals een ERP- of CRM-systeem, via een koppeling. 

Mocht er sprake zijn van ingewikkelde of uitgebreide calculatiemethodes, dan kan alle business logica worden meegenomen in de automatische prijsberekening. Zo heeft Diesis bij één van haar klanten een oplossing geïmplementeerd waarbij de prijs bepaald wordt op basis van de volgende 5 factoren: artikel, kortingsgroepen, abonnementsvormen, afnemer en soort factuur (goederen of diensten). 

Zodra alle gegevens voor de factuur bekend zijn, wordt de factuur opgemaakt en via een workflow automatisch ter controle voorgelegd aan een collega. Na het groene licht, wordt de factuur automatisch verzonden. Dit kan op allerlei manieren, afhankelijk van de wensen of eisen van de klant. Wil diegene een pdfj’je in de mail? Geen probleem! Heeft hij liever een e-factuur? Prima, via welk netwerk wil je de factuur ontvangen? 

Financieel gezond met Order to Cash 

Door zo snel mogelijk na het leveren van de goederen of diensten de factuur al te versturen, verbeter je de cashflow van je bedrijf. Hierdoor hoef je namelijk minder lang op je geld te wachten en speel je middelen vrij die jij weer kunt gebruiken voor het betalen van jouw rekeningen óf voor investeringen in de toekomst.  

Er zijn nog heel wat andere knoppen in het Order to Cash proces waar je aan kunt draaien om de financiële gezondheid van je bedrijf te verbeteren. Want zodra klanten de factuur eenmaal ontvangen hebben, doen ze er nog gemiddeld 52 dagen over om deze te betalen. Deze wachttijd kun je flink verminderen door vol in te zetten op debiteurenbeheer. En wist je dat je met kredietbeheer je debiteurenrisico kunt beperken? Je leest er alles over in de gratis whitepaper Cashflow verbeteren met Order to Cash: alles wat je moet weten.

 of lees meer over automatische facturatie

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.