Efficiënt e-mailbeheer: ontdek de mogelijkheden van automatisering

E-mail is een onmisbaar onderdeel van ons professionele leven geworden, ideaal voor het afhandelen van werkgerelateerde communicatie. Tegelijkertijd kan het echter een grote bron van frustratie zijn. Vaak spenderen we, bewust of onbewust, veel meer tijd aan een mailbox dan nodig is. Maar wat als er een manier is om deze tijd terug te winnen? Met de juiste automatiseringstools kun je jouw of een algemene mailbox zoals finance@jouwbedrijf.com efficiënter beheren. Laten we eens kijken hoe dat werkt.

Uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde werknemer dagelijks maar liefst 126 werkgerelateerde mails verwerkt en dat we zo’n 77 keer per dag onze mailbox checken. Volgens McKinsey zijn werknemers gemiddeld zo’n 28% van hun tijd bezig met het lezen en beantwoorden van e-mails. Als we uitgaan van een standaard werkdag van 8 uur, betekent dit dat het bijhouden van de mail ons meer dan 2,5 uur per dag kost.

E-mails automatisch uit laten lezen

Bedenk eens hoeveel tijd je dagelijks kunt besparen als jouw mailbox automatisch bijgehouden wordt. Wij kunnen dit voor je regelen! Met de gecombineerde inzet van Communications Mining, Document Understanding en Robotic Process Automation. We leggen je uit hoe dit werkt.

Communications Mining is een tool die elke mail realtime kan interpreteren en omzetten naar bruikbare data. Hij begrijpt wát er gezegd en ook hóe dit gezegd wordt: welke toon heeft de e-mail? De tool begrijpt of het gaat het om een vraag, een klacht, een adreswijziging, een factuur of reclame. Vervolgens zoekt hij ook naar de relevante informatie. Als het om een adreswijziging gaat: welke relatie betreft het en wat is het nieuwe adres?

Als de mail een bijlage bevat (denk aan orders, orderbevestigingen en aanmeldformulieren) dan wordt Document Understanding ingezet. Deze tool kan documenten zoals PDF’s, afbeeldingen of scans interpreteren en omzetten naar data. Bijvoorbeeld: wat is het factuurnummer?

E-mails automatisch verwerken

Met de informatie uit de mail en eventuele bijlage, wordt de mail vervolgens automatisch verwerkt door middel van Robotic Process Automation (RPA). Met deze technologie kunnen softwarerobots informatie verzamelen, invoeren, wijzigingen of versturen in de softwareprogramma’s waar mensen ook mee werken. Bijvoorbeeld in ERP-systemen, zaaksystemen, spreadsheets, portalen, op websites, of in Teams en mailboxen.

Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit:

• Als de mail een reactie is op een voorgaand bericht en de woorden ‘dankjewel’ of ‘bevestiging’ bevat, dan verplaatst RPA de mail naar het mapje ‘afgehandeld’.

• Als de mail een aanmaning bevat, dan controleert RPA of de betreffende factuur in jouw factuurverwerkingssysteem staat. Zo ja, dan krijgt de afdeling Accounts Payable een seintje dat ze de factuur moeten goedkeuren. Zo nee, dan wordt er automatisch een kopie-factuur opgevraagd.

• Als de mail een vraag of klacht betreft, dan maakt de tool een taak aan voor de betreffende medewerker die hier opvolging aan moet geven en post dit op het gewenste kanaal. Bijvoorbeeld op Teams, in Outlook of in het ERP-systeem.

Onderstaand schema geeft weer hoe het proces eruit ziet:

Houd tijd én aandacht over

Kortom, door Kunstmatige Intelligentie en automatisering te combineren, kun je mails automatisch laten uitlezen en verwerken. Alleen de zaken die écht jouw aandacht nodig hebben, komen nog op je bordje terecht. Veelvoorkomende, tijdrovende verzoeken of administratieve klusjes worden uit handen genomen. Zo houd je tijd én aandacht over voor werkzaamheden die er echt toe doen.

Tot slot, krijg je hiermee ook inzicht en stuurinformatie in hoeveel en welke mails ontvangen worden. Op basis hiervan kun je optimalisaties in het proces doorvoeren en daarna controleren of de aantallen (na aanpassingen in het proces) af- of juist toenemen.

Zelf het gemak ervaren?

Wil je meer informatie over het automatisch beheren van je mailbox of wil je eens ervaren hoe dit werkt? Neem dan contact met ons op! 

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.