Case study Barentz
"Over het versturen van e-facturen wil je geen stress"
De ene klant ontvangt de factuur het liefst als pdf’je in de mail. De ander wil graag een e-factuur via Ariba, terwijl de volgende juist gebruikmaakt van het netwerk van Tradeshift. Voor Barentz, de distributeur van ingrediënten en grondstoffen die wereldwijd duizenden klanten bedient, werd het steeds ingewikkelder om aan al die verschillende wensen en eisen op het gebied van facturatie te voldoen. Global Credit Manager Jimmy Kok zocht een partij die hen kon ontzorgen op het gebied van e-facturatie. Hij vertelt over hoe hij terechtkwam bij Diesis, over de samenwerking en over de resultaten.
of 
Barentz bedient duizenden klanten verspreid over meer dan 65 landen. Wereldwijd verstuurt het bedrijf ieder jaar zo’n 250.000 facturen. In Nederland zijn dat er ongeveer 20.000. Aan Jimmy, als Global Credit Manager zijnde, de schone taak om erop toe te zien dat al die uitgaande facturen ook daadwerkelijk worden betaald.
Om een factuur te kunnen betalen, moet de klant de factuur natuurlijk eerst in goede orde ontvangen. Dat is dan ook waar het werk van Jimmy begint; bij het versturen van de facturen, conform de wet- en regelgeving én de wensen of zelfs eisen van de klant. En die laatstgenoemde zaken maken deze eerste stap van het Order to Cash proces – het versturen van facturen – behoorlijk ingewikkeld.
“Het zou hartstikke mooi zijn als we tegen onze belangrijkste klanten kunnen zeggen dat we over de hele wereld e-facturatie via hun voorkeursnetwerk faciliteren”
Grote bedrijven willen alleen nog e-facturen ontvangen
Jimmy legt uit dat de meeste klanten nog steeds het liefst hun factuur als een pdf’je via de mail ontvangen. Maar daarnaast maakt een steeds groter aantal klanten de overstap naar e-facturatie. “Een aantal van onze gigaklanten waar we mondiaal mee samenwerken, willen alleen nog e-facturen ontvangen”, zegt Jimmy. Daarbij maken ze gebruik van allerlei verschillende e-facturatienetwerken. Onder meer Ariba, Tradeshift en Tungsten worden genoemd.
Van leveranciers wordt dan verwacht dat zij daar ook gebruik van maken. Iets waar Jimmy graag gehoor aan wil geven: “Ik zie dat wel als een extra service die we richting onze klanten kunnen bieden. Het zou hartstikke mooi zijn als we tegen onze belangrijkste klanten kunnen zeggen dat we over de hele wereld e-facturatie via hun voorkeursnetwerk faciliteren. Als concurrerende leveranciers dat niet kunnen of willen, dan levert dat voor ons misschien weer nieuwe business op.”
E-facturatienetwerken hebben gebruiksaanwijzing
Maar het voldoen aan al die voorkeuren van klanten is makkelijker gezegd dan gedaan, merkte hij al snel. Elk e-facturatienetwerk heeft zo z’n eigen gebruiksaanwijzing en die is bij de één een heel stuk ingewikkelder dan bij de ander.
Zo wordt er bij Barentz voor Duitsland, België en Nederland vanuit één centrale administratie facturen verstuurd. “Maar de koppeling met bijvoorbeeld Tungsten gaat op basis van btw-nummer. En doordat we voor drie landen factureren, hebben we ook drie btw-nummers. Dat betekent dus ook dat er drie koppelingen nodig zijn. En dat terwijl het leggen van zo’n koppeling al niet bepaald over één nacht ijs gaat”, verzucht Jimmy.
Ook loopt hij regelmatig tegen de muur bij het ophalen van de factuurstatus. “Als een klant eenmaal is overgestapt naar e-facturatie middels een netwerk, dan verloopt vaak alle communicatie via dat netwerk. Je kunt dan niet meer even bellen of mailen, maar je moet in een portaal inloggen om te zien of de factuur goed is aangekomen. Dat lijkt handig, totdat je dit voor misschien wel tweeduizend klanten in allerlei verschillende portalen moet gaan doen.
Ontzorging op gebied van e-facturatie
Redenen genoeg voor Barentz om op zoek te gaan naar een partij die ze kan ontzorgen op het gebied van e-facturatie. Jimmy: “We werkten wel samen met een ander bedrijf, maar die had moeite met een aantal koppelingen en waren daar vervolgens niet helemaal eerlijk over. Uiteindelijk zat ik alsnog handmatig facturen in te boeken. Dat schiet niet op. Al met al liepen de frustraties behoorlijk hoog op en besloten we afscheid van hen te nemen.”
De zoektocht naar een nieuwe partner mondde al snel uit bij Diesis. Vanaf het begin voelt de samenwerking tussen Barentz en Diesis al goed, vertelt Jimmy. “Het gesprek is open en eerlijk. Daardoor kom je er altijd samen uit, ook als zo’n e-facturatienetwerk niet meewerkt. Ik vind het fijn dat ze van tevoren een duidelijk projectplan opstellen en zich daar vervolgens daadwerkelijk aan houden. De duidelijke communicatie maakt het prettig samenwerken. Daarnaast ben ik zelf geen IT-specialist en is het fijn dat zij die kennis wel hebben en weten waar ze over praten.”
Resultaten: soepele uitgaande e-facturatie
De grootste winst van de samenwerking met Diesis, zit ‘m vooral in het gebrek aan hoofdpijn: “Je wilt geen onnodige stress hebben over het versturen van facturen; het moet gewoon werken. Het is fijn dat we hiervoor op Diesis kunnen vertrouwen. Ik verwacht dat e-facturatie steeds belangrijker gaat worden de komende jaren, mede gedreven door strengere wet- en regelgeving. Daar willen we klaar voor zijn!”
Geautomatiseerd debiteurenbeheer
Maar na het versturen van de facturen is het proces nog niet klaar en afgerond. Daarom vertrouwt Barentz voor het opvolgen van de facturen ook op de expertise van Diesis, in samenwerking met partner CreditDevice.
Voorheen was het bij Barentz gebruikelijk dat alle creditmanagement lokaal werd gedaan per land/regio/entiteit. Het debiteurenbeheer werd er een beetje ‘houtje-touwtje’ bij gedaan in Excel en herinneringen werden handmatig verstuurd vanuit Outlook.
Zo vertelt Jimmy dat het debiteurenbeheer er voornamelijk bij werd gedaan door de finance manager of zelfs door sales. Aangezien zij al verschillende verantwoordelijkheden hadden, was niemand echt gespecialiseerd en was er dus ook minder inzicht en kennis voor optimaal creditmanagement.
Inzicht in financiële processen
“Met de oplossing van Diesis en CreditDevice wordt het debiteurenbeheer geautomatiseerd, waardoor er veel minder mankracht nodig is om hetzelfde werk te kunnen verrichten. En dit allemaal terwijl het specialisme en professionalisme op de verschillende locaties beschermd blijven.” Doordat Barentz veel verschillende vestigingen over de gehele wereld heeft is het heel belangrijk om de creditmanagementprocessen goed te stroomlijnen.
De groei van de handelsonderneming is nog steeds in volle gang en dus is het voor hen als bedrijf cruciaal om globale inzichten te verkrijgen in de financiële processen per entiteit.
Wat automatisch debiteurenbeheer tot nu toe heeft opgeleverd? Jimmy vertelt dat de wereldwijde financiële processen van Barentz algeheel veel inzichtelijker zijn geworden. Tevens geeft hij aan dat de software heel toegankelijk is.
Wil je meer weten over e-facturatie en debiteurenbeheer?
of