Order to Cash in de logistiek: hoe krijg je sneller betaald?

Het lijkt eenvoudig; je levert een product of dienst en stuurt vervolgens een factuur naar de afnemer, zodat hij kan betalen voor hetgeen jij hebt geleverd. Appeltje-eitje, toch?

De praktijk blijkt vaak een stuk weerbarstiger. Het Order to Cash proces bij bedrijven in de logistieke sector is complex en neemt soms tot 90 of zelfs 120 dagen in beslag. Dat betekent dat je vanaf het moment van bestellen maar liefst 3 of 4 maanden op je geld moet wachten. Met alle gevolgen van dien... Dat kan sneller!

Zodra een klant iets bij jou heeft gekocht, dan wil je daar natuurlijk voor betaald krijgen. Het liefst zo snel mogelijk.

Maar voordat het zover is, moet er een heel aantal zaken gebeuren. Denk aan het opmaken en versturen van de factuur tot het aanmanen van wanbetalers. 

Hoe efficiënter en handiger dit complete Order to Cash proces is ingericht, hoe sneller jij uiteindelijk betaald krijgt. Maar vooral in de logistieke sector blijkt dit vaak lastig.

Order to Cash in logistieke sector is uitdagend

De logistiek wordt namelijk gekenmerkt door complexe, ingewikkelde structuren, met enorme aantallen orders en facturen.

Vervolgens kennen deze facturen ook nog eens bijzonder veel afwijkingen en bijzonderheden. Je hebt te maken met zaken als opslagkosten die afhankelijk zijn van afmetingen of gewicht, met douanekosten en met transportkosten. En wat voor de ene factuurstroom wel geldt, geldt voor de ander weer niet. 

Daarnaast zijn er vaak mensen van allerlei verschillende afdelingen bij dit proces betrokken, die onderling niet altijd even goed samenwerken. Het komt geregeld voor dat Finance niet weet wat Sales precies heeft afgesproken met een afnemer. Of dat Finance al dagenlang wacht op een seintje van Sales dat de factuur verstuurd kan worden, terwijl die al lang de deur uit had gekund.

Lange doorlooptijd 

Helemaal wanneer al deze zaken handmatig verwerkt moeten worden, is het opmaken, versturen en opvolgen van facturen voor veel bedrijven in de logistieke sector een tijdrovende (en foutgevoelige) beproeving.

Tel daar vervolgens nog eens een betaaltermijn van 30 dagen bij op en het resultaat is een onnodig lange doorlooptijd van het Order to Cash proces, soms van maar liefst 120 dagen. 

Frustrerend, onnodig én duur

Zo'n langdurig en foutgevoelig Order to Cash proces is niet alleen frustrerend en onnodig, maar ook slecht voor je business. Het heeft namelijk nadelige nadelige liquiditeitseffecten. Als jij niet betaald krijgt, wordt het lastig om zelf jouw eigen leveranciers en medewerkers te betalen. En zolang er geen centen in het laatje komen, is investeren ook niet mogelijk. 

Daarnaast kost het je simpelweg geld. Denk eens na over wat het kost om jouw collega's al die inefficiënte, handmatige werkzaamheden te laten doen terwijl het allemaal veel makkelijker kan. Tijd is geld en helemaal in de huidige arbeidsmarkt is het zonde om de kostbare tijd van jouw medewerkers te verspillen. Je kunt flink besparen op de operationele kosten door het Order to Cash proces beter in te richten.

Order to Cash automatiseren

Maar hoe maak je je Order to Cash proces nu zo efficiënt mogelijk? Door te automatiseren! Dedicated O2C-softwareoplossingen, zoals die van Diesis, bieden uitkomst.

Zo kun je de gehele uitgaande factuurstroom automatisch laten verlopen, waardoor dit geen handmatige werkzaamheden meer vereist. Vervolgens gebruik je de debiteurenbeheersoftware om ervoor te zorgen dat alle klanten de facturen ook daadwerkelijk betalen. Het versturen van herinneringen of aanmaningen gaat vanzelf, volledig toegespitst op specifieke klanten of klantgroepen. 

Wil jij dat jouw facturen sneller betaald worden?

Een efficiënt, geautomatiseerd Order to Cash proces kent vele voordelen. Zo bespaar je op operationale kosten, neem je repetitieve werkzaamheden uit handen van collega's én krijg je sneller de facturen betaald. 

Wil jij hier ook mee aan de slag? Diesis helpt je graag! We hebben binnen de logistieke sector veel ervaring met het succesvol implementeren van O2C-software. Laten we samen onderzoeken hoe we ook jouw organisatie vooruit kunnen helpen.

Geheel vrijblijvend!

Paul van der Lee Salesmanager pvanderlee@diesis.nl