3 tips voor Finance om duurzame klantrelaties op te bouwen

Hoe groot of klein jouw bedrijf ook is, een goede relatie met klanten onderhouden is een van de hoogste prioriteiten. Want het kost meer moeite om een nieuwe klant binnen te halen, dan om een bestaande klant tevreden te houden. Die verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij accountmanagers. De hele organisatie moet hieraan bijdragen. 

Ook de financiële afdeling kan haar stempel drukken op klanttevredenheid; in positieve en negatieve zin. In deze blog leggen we aan de hand van een aantal voorbeelden uit naar welke order to cash-processen je kunt kijken om de relatie met jouw klanten goed te houden en misschien zelfs wel te verbeteren. Dit omdat uit onze ervaring blijkt dat meer gestroomlijnde financiële processen kunnen leiden tot een verhoogde klanttevredenheid.   

1. Respecteer gemaakte contractuele afspraken

Zeker wanneer jouw organisatie complexe producten of diensten aanbiedt, is het heel gebruikelijk dat een Sales-collega maatwerk heeft geleverd. Denk aan afspraken over staffelkortingen wanneer de klant een grotere order doet. Of afspraken over afwijkende betalingstermijnen, om de klant meer speelruimte te geven tijdens piekmomenten.

Het is belangrijk om je aan deze afspraken te houden. Toch gaat het hier vaak mis. Niet uit onwil, maar uit onwetendheid. De afspraken die Sales vastlegt in een contractmanagementsysteem moeten in veel organisaties door financieel medewerkers worden opgezocht, die vervolgens dan handmatig de facturen hierop aanpassen. Een foutgevoelig proces en bovendien een proces dat door een hoge werkdruk regelmatig wordt overgeslagen.

Het gevolg? Een boze klant aan de lijn die je wijst op het niet nakomen van de afspraken. Als dit vaker gebeurt, dan is het voor jouw klant geen moeilijke keuze om eens bij de concurrent aan te kloppen. Door een contractmanagement-oplossing te integreren met een facturatie-oplossing, weet je zeker dat de juiste berekeningen worden gedaan om de factuur kloppend te maken. 

2. Houd debiteuren goed in de gaten

Facturen uitsturen wanneer de klant een order heeft gedaan, is stap één. Ervoor zorgen dat ze deze facturen ook op tijd betalen, is stap twee. Wij zien nog geregeld dat organisaties te weinig zicht hebben op hun debiteuren. Althans; het overzicht is er vaak wel, maar financieel medewerkers hebben door een toenemende vraag van de interne organisatie simpelweg te weinig tijd voor debiteurenbeheer.

Door het debiteurenbeheer te automatiseren, stuur je jouw klanten op tijd een herinnering wanneer hun betalingstermijn is verstreken. Of nog beter: bijna is verstreken. Natuurlijk biedt dit geen 100% garantie dat jouw facturen altijd op tijd worden betaald, maar er is zeker winst te behalen. En dit zonder dat het jouw eigen medewerkers tijd kost om zelf e-mails te versturen of te bellen met klanten.

Doordat je meer zicht hebt op al jouw debiteuren kun je ook betere keuzes maken over de frequentie van deze e-mails en de toon die je in deze e-mails aanslaat. Een vaste klant die altijd trouw zijn betalingen voldoet, wil je misschien anders benaderen dan een klant die de betalingstermijn structureel negeert.

3. Let op kredietwaardigheid van (potentiële) klanten

Natuurlijk is het prettig als een nieuwe klant een grote order plaatst, maar het is minstens zo belangrijk dat deze ook aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen. Want zou je direct aan de slag gaan voor een potentiële klant als je op voorhand weet dat deze financiële problemen heeft? Waarschijnlijk niet.

Met een oplossing voor kredietbeheer kun je op basis van betrouwbare data de kredietwaardigheid van een potentiële klant checken voordat je zaken doet. Zo zie je op basis van ingestelde risicoprofielen welke organisaties een potentieel risico vormen voor jouw eigen cashflow. Door te besluiten niet met hen in zee te gaan, of op zijn minst harde voorwaarden te stellen, voorkom je een hoop narigheid achteraf.

En dankzij dit inzicht weet je ook zeker dat jij jouw kostbare tijd besteedt aan het opbouwen van duurzame klantrelaties met organisaties die dat ook echt verdienen.

Paul van der Lee Salesmanager pvanderlee@diesis.nl

PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!