5 min read

6 tips om jouw Order to Cash proces slimmer in te richten

Featured Image

Soepele en efficiënte processen, altijd inzicht in de financiën en natuurlijk een ijzersterke liquiditeit: wie wilt dat nu niet? Helaas is de realiteit vaak anders. Met gigantische bottlenecks die lange doorlooptijden veroorzaken, weinig tot geen overzicht en facturen die onbetaald blijven. 

Herkenbaar? Dan is het verstandig om jouw Order to Cash proces eens onder de loep te nemen. Van het binnenkomen van de order tot aan het ontvangen van de 'cash': 6 tips om het O2C-proces slimmer in te richten. 

1. Processtappen standaardiseren en automatiseren

Het Order to Cash proces bestaat uit tal van deelprocessen en die kennen op hun beurt ook weer allemaal verschillende stappen. Van het verwerken van de binnenkomende order tot het opstellen van uitgaande facturen en van het beoordelen van de kredietwaardigheid tot het versturen van aanmaningen; er zijn héél véél processtappen.

En als die processtappen in het Order to Cash proces niet goed zijn ingericht, dan ontstaan er problemen. Waardoor er veel kostbare tijd, energie én geld verloren gaat. Door die stappen te standaardiseren en te automatiseren, kun je de doorlooptijd van het O2C-proces aanzienlijk verkorten.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de verwerking van klachten, een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer, aan te pakken. Vaak is er weinig gestandaardiseerd beleid voor het afhandelen van klachten of conflicten die ontstaan wanneer er bijvoorbeeld verkeerde prijzen of aantallen op een factuur staan.

Het kost dan onnodig veel tijd om uit te zoeken en te registeren waar en bij wie de fout vandaan komt. En ondertussen stelt de klant het betalen van de factuur uit, met als resultaat dat jij nog langer op je cash moet wachten. 

2. Maak slim gebruik van bestaande databronnen

Bij het aangaan van een verkoopcontract worden de gegevens van de klant vastgelegd. Dat is de start van elk O2C-proces. Belangrijk hierbij is goed te analyseren wat er allemaal komt kijken bij de registratie van nieuwe klanten en orders. Door gebruik te maken van bestaande databronnen zoals een ERP- of CRM-systeem en deze slim te koppelen met de financiële administratie, is alle (klant- en order-)informatie met zo min mogelijk handelingen beschikbaar. Een factuur verstuur je dan ‘met één druk op de knop’.

Door verschillende onderdelen (projecten, medewerkers, relaties en producten) in een workflow-oplossing aan elkaar te koppelen, kun je jouw processen verder automatiseren. Als dit niet met een bestaande koppeling of API kan, dan biedt een technologie als Robotic Process Automation (RPA) uitkomst.

Mis niets

Krijg maandelijks de nieuwste artikelen en updates over Order to Cash en automatisering zó in je mailbox

Ja, houd me op de hoogte

DI_blog_update

 

 

3. Schat kredietwaardigheid vooraf in

Het inschatten van de kredietwaardigheid van een klant is erg belangrijk. Als jij iets op krediet aan jouw klant levert, dan loop je namelijk het risico dat je de betaling niet (of niet op het afgesproken moment) ontvangt.

Gelukkig zijn er manieren om dit ‘debiteurenrisico’ vooraf in te schatten, te beperken en af te dekken. Zo zijn er software-oplossingen voor kredietinformatie die het betaalgedrag van bedrijven nauwlettend in de gaten houden. 

Dit soort oplossingen koppelen automatisch een risicoprofiel aan het bedrijf waar jij zaken mee doet, of wilt doen. Op basis hiervan kun jij vervolgens beslissen hoe het vervolgproces eruitziet. Ga je wel of geen leveringsovereenkomst aan? Hoe hoog wordt het kredietlimiet? Maar ook: hoe ziet het aanmaningsproces eruit? Want risicovolle klanten en notoire wanbetalers vragen een andere aanpak dan een waardevolle relatie die per ongeluk een keertje te laat betaalt.

4. Stroomlijn verkoopfacturen

Facturatie is een belangrijk onderdeel van het O2C-proces, maar kost vaak een hoop tijd en vergt veel handmatig werk. Zo kun je te maken hebben met factuurinformatie uit verschillende bronsystemen en moet je handmatig gegevens overtypen, met alle fouten van dien. Of misschien heb je wel te maken met meerdere bedrijfsentiteiten, waardoor er verschillende factuur-layouts in omloop zijn. Het kan dan behoorlijk lang duren voordat een factuur de deur uit gaat, waardoor jij nog langer op je geld moet wachten.  

Dergelijke complexe facturatieprocessen kun je volledig automatiseren. Ook (of misschien wel juíst) als er sprake is van grote volumes en ingewikkelde en uitgebreide calculatiemethodes. Deze facturatieoplossingen combineren informatie uit verschillende systemen en stellen zo de juiste factuurregels op voor de juiste debiteur.

5. Personaliseer het debiteurenbeheer

De order is geleverd, de factuur verzonden, maar hoe zorg je ervoor dat de betaling tijdig en dus binnen de betalingstermijn binnenkomt? Daar komt goed debiteurenbeheer om de hoek kijken. 

Ook hier biedt automatisering uitkomst. Dit maakt het namelijk makkelijker om het proces van herinneren en aanmanen te personaliseren, op basis van karakteristieken van jouw klant of klantgroepen. Mkb'ers spreek je immers anders aan dan corporates, om maar een voorbeeld te noemen. Door jouw klanten in hun eigen taal aan te spreken, verhoog je de kans dat ze hun facturen eerder betalen. 

Uiteraard rollen de herinneringen en aanmaningen automatisch je systeem uit en vind je alle gegevens over betalingen en openstaande facturen vanuit verschillende systemen op één centrale plek. Zo heb je altijd overzicht in de huidige openstaande saldi. 

6. Weet wat er speelt

Om je Order to Cash proces te verbeteren, is het essentieel om te analyseren hoe het eraan toegaat. Want door te inventariseren, te meten en terug te koppelen weet je wat er speelt.

Een goede rapportage- en analysetool is daarom een echte must. Daarmee zijn geconsolideerde gegevens real time beschikbaar en heb je het O2C-proces altijd inzichtelijk.

En nu? Aan de slag?

Of je nu meteen het complete Order to Cash proces aanpakt, of rustig begint met het verbeteren van deelprocessen, je zult merken dat het doorvoeren van verbeteringen in het O2C-proces je direct al veel voordeel oplevert. 

Wil je na het lezen van deze 6 tips meer weten over de voordelen van een efficiënt Order to Cash proces en hoe automatisering kan helpen? Lees dan onze gratis whitepaper!

Download whitepaper

Of plan een adviesgesprek in

 

Paul 250x250

Paul van der Lee
Salesmanager

Factureren is mensenwerk. Of toch niet?  

We gaan terug naar het jaar 1985. Het jaar waarin Evert van Benthem de Elfstedentocht won én tevens het jaar waarin Excel werd geïntroduceerd. Dat eerste kan ik me nog goed herinneren, de lancering...

Je facturatie automatiseren binnen of buiten je ERP systeem?

Een ERP - of financieel systeem, wie heeft het niet? Het is misschien wel één van de belangrijkste systemen die een organisatie in huis heeft. Het is doorgaans ook een vrij kostbaar systeem en dat is...

4 argumenten voor het automatiseren van je uitgaande factuurstroom

Als onderzoeker en docent aan Hogeschool Windesheim doe ik onderzoek naar hoe bedrijven hun order to cash proces hebben ingericht. Denk aan de tijd die het kost om alle stappen vanaf het ontvangen en...