Meer grip op uw financiële processen? Kies dan voor meer integratie

Een financiële afdeling wil in controle blijven over alle financiële transacties en financiële afspraken die zijn gemaakt met diverse klanten en leveranciers. Dat betekent dat uw financieel medewerkers ook toegang moet hebben tot de data en applicaties van diverse andere afdelingen van uw organisatie.

Helaas wijst de praktijk uit dat veel afdelingen nog als eilandjes opereren. Voor Finance belangrijke data die gerelateerd is aan financiële processen staat verspreid opgeslagen en blijft hierdoor verborgen. Een gebrek aan integratie brengt de nodige risico’s met zich mee en staat de voordelen van procesautomatisering in de weg.

Verspreid opslaan van informatie brengt klantrelaties in gevaar

De afdeling Sales bijvoorbeeld werkt met een CRM-systeem waarin het alle informatie over (nieuwe) klanten opslaat. Dit geldt veelal ook voor offertes die worden opgemaakt. Op het moment dat een offerte wordt omgezet in een order, komt Finance om de hoek kijken. Want om facturen te kunnen sturen naar een (nieuwe) klant, heeft de financiële afdeling allerhande informatie nodig over prijzen, indexaties, kortingen, bonussen of andere exclusieve betaalafspraken die zijn gemaakt. Tegelijkertijd is het voor accountmanagers van belang om van Finance te weten of een klant aan zijn verplichtingen voldoet en tijdig betaalt. Want waarom zou uw organisatie meer willen verkopen aan een slecht-betalende klant als daardoor de financiële gesteldheid van uw eigen organisatie in gevaar komt?

Dergelijke informatie wordt vaak per e-mail of door middel van Excel- of PDF-bestanden uitgewisseld. Hoe harder uw organisatie groeit en des te meer facturen u uitstuurt, hoe groter de kans dat het hier mis gaat. De afhankelijkheid van de mens en al zijn imperfecties wordt simpelweg te groot. Denk met name aan de foutgevoeligheid wanneer een financieel medewerker informatie handmatig overneemt en opnieuw invoert of uploadt in een ander systeem. Als dit überhaupt al gebeurt; want door de toenemend druk op Finance, schiet dit er nog wel eens bij in.

Dit brengt het risico met zich mee dat een uitgestuurde factuur niet klopt, waardoor een klant bezwaar aantekent. Of een factuur wordt überhaupt niet uitgestuurd, waardoor een klant zonder dat hij het weet een betalingsachterstand opbouwt. En vervolgens onaangenaam wordt verrast als er vervolgens een aanmaning in zijn of haar mailbox belandt. Alleen al aan het doorspitten van alle data en afspraken om dit soort fouten te herstellen, heeft Finance een dagtaak. Bovendien is het erg vervelend als u door dit soort fouten een goede klant-leverancier- relatie op het spel zet.

Data extraheren uit verschillende kernapplicaties

Bovenstaand voorbeeld illustreert dat Finance ervoor moet waken dat het de controle behoudt over alle relevante financiële informatie die in verschillende bronnen staat opgeslagen. Informatie die betrouwbaar en het liefst in real time beschikbaar moet zijn. Alleen is het een utopie om te denken dat al dit soort informatie in één systeem centraal wordt opgeslagen.

De oplossing ligt in het extraheren van de juiste informatie uit de belangrijkste kernapplicaties van uw organisatie. Bijvoorbeeld uw CRM- ERP- of contract management-oplossing. Door deze kernapplicaties te integreren met billingsoftware, hebt u niet alleen meer inzicht in uw facturen en debiteuren, maar kunt u deze processen ook stroomlijnen en automatiseren. De gewonnen tijd kunt u vervolgens investeren in het proactief geven van strategisch advies aan de interne organisatie.

Wilt u ook uw financiële processen optimaliseren?In onze whitepaper lees je meer over de voordelen van het automatiseren van uw order to cash-proces. 

Paul van der Lee
Salesmanager