Concrete oplossingen voor financiële administratieve lastenverlichting

De Nederlandse economie groeit nog steeds. Na een groei van 2,5% in 2018 zal de groei zich in 2019 verder doorzetten en hoewel de groei wat lijkt af te zwakken, is het einde is nog niet in zicht. Private organisaties en publieke instellingen hebben met een toenemende vraag naar diensten en producten moeite dit bij te benen. Het werven van geschikt en gekwalificeerd personeel om de diensten uit te voeren en de producten te maken of ondersteuning daarin te bieden (de back office) is in deze arbeidsmarkt lastig.

Daarnaast hebben private organisaties vaak de wens om verder te groeien bijvoorbeeld naar andere afzetgebieden of nieuwe dienstverlening; immers stilstaan is achteruit gaan. Daarbij kan het tekort aan personeel een remmende factor zijn en kan een ongebreidelde groei de kwaliteit van dienstverlening omlaag brengen, wat op langere termijn tot problemen kan leiden.

Meer doen met minder mensen

Organisaties zullen dus eigenlijk op zoek moeten naar een efficiëntere manier van werken: meer doen met minder (of op zijn minst gelijk aantal) mensen om het maar eens eenvoudig te zeggen. Administratieve lastenverlichting speelt in de ondersteunende processen daarbij een belangrijke rol.

De IT afdeling outsourcet haar systemen of gaat naar de public cloud, de boekhouding verwerkt efficiënter de financiële gegevens, ook om nog sneller dan voorheen de financiële management informatie in de organisatie te delen. Allemaal met als doel om de groei van de organisatie op een professionele wijze te kunnen ondersteunen.

Administratieve lastenverlichting door automatisering

Maar waar haalt de financieel administratieve afdeling de efficiency voordelen vandaan? Waar kan die administratieve last verlicht worden? In welke processen, bijvoorbeeld het purchase to pay (P2P), order to cash (O2C) of het record to report (R2R) proces, zijn nog slagen te maken? En wat komt er bij kijken en wat is een geschikte plan van aanpak?

Financiële processen worden meer en meer ondersteund door IT oplossingen. Vaak leidt het automatiseren van bepaalde handelingen al tot de eerder genoemde administratieve lastenverlichting. Maar dan moet een IT oplossing wel goed zijn ingericht en moet de juiste tooling worden gebruikt. Hieronder twee concrete voorbeelden vanuit het R2R en O2C proces.

Bankafschriften automatisch inlezen en verwerken

Als eerste het verwerken van de bankafschriften en het automatisch afletteren van de openstaande facturen (zowel inkomend als uitgaand) in het R2R proces. Hoe het nog steeds vaak gaat: bankafschriften worden handmatig gedownload vanuit de Bankieren app van de bank (Access Online van ABN AMRO Bank bijvoorbeeld). Vervolgens worden deze met de hand ingevoerd in het boekhoudsysteem, waarna de openstaande posten worden opgezocht en afgeletterd.

Vele malen efficiënter zou het zijn als de bankafschriften in een gestructureerd formaat (CAMT 053) automatisch worden ingelezen in het boekhoudsysteem en op basis van transactietypes de bankafschrift regels automatisch worden toegewezen aan de juiste rekeningen (rente- of bankkosten) of openstaande facturen of betaal/incasso batches. En dat zo’n efficiëntere oplossing dan gewoon in de cloud draait en met behulp van webservice berichten communiceert met het boekhoudsysteem is een vanzelfsprekendheid.

Vele besparingen in het order to cash proces

Tweede voorbeeld speelt in het O2C proces. Het opstellen van uitgaande facturen. Vaak gebeurd dit nog in Excel of Word, natuurlijk zijn dit ook IT oplossingen. Maar naast het feit dat het veel tijd kost om de factuurinformatie te verzamelen en de journaalpost te maken in het boekhoudsysteem, kan het ook leiden tot inconsistenties in de facturen. Wat uiteindelijk in het debiteurenbeheer meer werk oplevert in het klachtenbeheer en het vervaardigen van creditnota’s.

Hoe mooi zou het zijn als een IT oplossing de verkooporder gegevens ophaalt uit een ordersysteem, hieraan (complexe) business logica toe voegt, de factuur via verschillende media kan versturen en de journaalpost automatisch boekt in het boekhoudsysteem. Met een geautomatiseerd goedkeuringsproces en een dashboard die de stand van zaken monitort.

Geen rocket science zou je zeggen en de oplossingen zijn in de markt voor handen. Vind maar eens een partij die u daarmee kan helpen.