3 basisprincipes voor de moderne financiële organisatie

Dagelijks ben ik in contact met diverse organisaties die hun, vaak complexe, financiële processen willen optimaliseren. Hoewel dat het nodige advies op maat betekent, zie ik ook een gemene deler in de adviezen die ik geef aan deze organisaties over procesautomatisering. In dit artikel geef ik drie basisprincipes voor het automatiseren van financiële processen.

1. Besteed voldoende aandacht aan rechtmatigheid

Sommige organisaties worden met regelmaat door hun accountants op de vinger getikt omdat ze onvoldoende aandacht hebben besteed aan rechtmatigheid van hun financiële processen.

Vaak komt dit doordat ze onvoldoende structuur aanbrengen in hun inkoopmanagement: ze doen eerst een bestelling en leggen de financiële verplichtingen pas vast nadat ze de factuur voor een bepaalde order hebben ontvangen.

Dat is natuurlijk de omgekeerde wereld: de juiste personen binnen de organisatie moeten eerst een order goedkeuren voordat de bestelling wordt gedaan. Door de financiële verplichtingen eerst vast te leggen, kan uw organisatie controleren of de factuur overeenkomt met de afspraken die met de leverancier van de bestelling zijn gemaakt. B

ovendien is uw organisatie beter op de hoogte van de financiële verplichtingen die het is aangegaan en de bijbehorende betalingen waar het in de toekomst aan moet voldoen. 

2. Neem afscheid van Excel en voorkom een single point of failure

Maar zo doen we het al jaren!…’, is een drogreden die iedere week wel een keer voorbij komt. Regelmatig hoor ik dit nadat ik vraag waarom de desbetreffende organisatie nog altijd gebruikmaakt van uitgebreide Excel-bestanden. Of het nou gaat om het uitvoeren van complexe berekeningen of het maken van financiële prognoses voor het opstellen van een begroting.

Vaak blijkt er maar één ervaren collega te zijn die écht weet hoe de structuur van zo’n Excel-bestand in elkaar zit. Hiermee maakt een organisatie zich enorm afhankelijk van een single point of failure. En zelfs al zit het Excel-bestand goed in elkaar; een typfout is gauw gemaakt waardoor de financiële informatie die wordt gebruikt niet meer klopt.

Door uw financiële processen te automatiseren kan uw organisatie kostbare FTE’s op manueel werk besparen en deze juist inzetten voor analytisch werk.
 

3. Stel de juiste vragen aan de juiste interne stakeholders

Organisaties die een nieuwe software-oplossing overwegen voor procesautomatisering, vergeten nog wel eens relevante interne stakeholders (op tijd) aan te haken.

👉‘Aan welke veiligheidseisen moet een applicatie voldoen, bijvoorbeeld als het gaat om data-opslag?’

👉‘Kies je voor een SaaS-oplossing in de cloud of breng je een applicatie onder in je eigen data-center?’

Dit zijn het soort vragen waar IT, gezien hun kennis op het gebied van technisch beheer, in het voortraject antwoord op moet geven.

Maar vragen als ‘Welke standaarden gebruikt de organisatie voor financiële vastlegging?’ of ‘Hoe is het facturatieproces op dit moment ingericht?’ gaan juist over functioneel ontwerp. Die zijn niet aan IT om te beantwoorden, maar aan de business.

Dan denk ik aan de CFO of financieel manager als eindverantwoordelijke van de Finance-afdeling, maar ook aan de financieel medewerkers die vaak meer operationele kennis hebben en bovendien met de nieuwe applicatie moeten gaan werken.

Door hun input te gebruiken, creëer je meteen voldoende draagvlak om de nieuw te implementeren oplossing te gaan gebruiken.

Paul van der Lee     Salesmanager     pvanderlee@diesis.nl

PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!