De zoektocht naar een optimaal facturatieproces

In navolging van Latijns-Amerika en Italië, waar de overheid elke factuur direct ontvangt voor een belastingcontrole, gaan meer landen nu versneld stappen zetten om realtime belastingcontroles mogelijk te maken. Zo verplicht Frankrijk bedrijven om vanaf 2024 alle facturen als e-facturen te versturen. En naar verwachting zullen andere landen snel volgen.

Hoewel er wereldwijde afspraken gemaakt worden over naleving van de regelgeving zijn er vooralsnog geen wereldwijde afspraken gemaakt over het specifieke formaat en de distributiemethode van e-facturen.

Optimaliseer uw facturatieproces

Wie op zoek gaat naar oplossingen voor het optimaliseren van het facturatieproces, krijgt nogal wat keuzes voorgeschoteld. Verschillende factuurformaten, standaarden, e-facturatienetwerken, de keuze is enorm. Er valt ook niet voor één optie te kiezen, want niet iedereen bevindt zich in hetzelfde stadium van automatiseren en optimaliseren. Dus vraagt je ene klant om een specifiek formaat e-factuur via een specifiek netwerk, dan moet je voor andere klanten ook nog andere opties aanhouden. Wie daarbij ook te maken heeft met consumenten, heeft weer met hele andere wensen en mogelijkheden te maken. Eén vaste lijn trekken kun je dus wel vergeten.

Voor een optimaal facturatieproces wil je een oplossing waarmee je alle kanten op kan. Dit staat los van de reden dat je op zoek gaat naar een oplossing. Bij de ene organisatie komt het vanuit de eigen ambitie om het proces te verduurzamen en bij de andere begint het met een klant die een specifiek formaat factuur wenst te ontvangen. In beide gevallen wil je dit toekomstbestendig aanpakken.

Het facturatieproces is een belangrijke schakel in het order tot cash proces. Goed nadenken over je wensen en mogelijkheden loont. Je wilt geen klanten verliezen alleen maar omdat je niet het gewenste factuurformaat kunt leveren en natuurlijk is het voor je eigen organisatie ook heel belangrijk dat facturen (op tijd) betaald worden.

Diesis Billing – De perfecte schakel in het facturatieproces

Met een cloud oplossing die al je verkoopfacturen naar elk gewenst formaat vertaalt ben je in staat om alle uiteenlopende klantwensen in te willigen, terwijl je voor je eigen organisatie één lijn trekt. Wel zo handig en efficiënt.

Wat het kan? Denk aan specifieke formaten aanmaken, het mooi opstellen van de factuurafbeelding, toevoegen van meerdere bijlagen, het snel uitsturen van facturen in bulk of bijvoorbeeld het meesturen van een betaallink.

Diesis Billing is speciaal ontwikkeld om een voor veel organisaties nog ontbrekende schakel in het order to cash proces op te vangen. Veel organisaties lopen met hun boekhoudpakket tegen beperkingen aan. De mogelijkheden van het aanmaken van verkoopfacturen in het boekhoudpakket is vaak niet naar tevredenheid, hier blijkt een grote behoefte aan uitgebreidere mogelijkheden te bestaan.

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Specifieke factuurformaten aanmaken (denk aan bijv. Peppol, wat momenteel verplicht wordt gesteld door overheden aan hun leveranciers).
• Opstellen en tonen van de factuurafbeelding
• Toevoegen van meerdere bijlagen.
• Snel kunnen uitsturen van facturen in bulk.
• Meesturen van een betaallink.
• Na het verzenden van een factuur kan:
  • de boeking in het financieel systeem verzorgd worden, waarbij een URL van de verkoopfactuur wordt geplaatst.
  • de verkoopfactuur gearchiveerd worden (binnen de oplossing of op een eigen DMS van de klant).

Als antwoord op deze behoeftes in de markt hebben wij een oplossing met uitgebreide mogelijkheden voor zowel B2B als B2C organisaties ontwikkeld. 4Exchange is netwerkonafhankelijk en dus te koppelen aan elk e-facturatie netwerk zoals Peppol, Basware Netwerk en Tungsten Network.

Direct inzicht in de status van je facturen met het facturatie dashboard

Het dashboard binnen Diesis Billing laat je in één overzicht al je uitgaande facturen zien, inclusief informatie over de status en aflevering. Je kunt zien of de e-mail is aangekomen of dat een e-mail gebounced is. In het laatste geval kan daarvan een melding gemaild worden naar een specifieke gebruiker van de software.

Sneller betaald door het meesturen van een betaallink en koppeling met payment provider

Het is een feit dat hoe makkelijker je het maakt om een factuur te betalen, hoe sneller de betaling gedaan wordt. Koppel Diesis Billing aan een payment provider zoals Adyen of Mollie en zet direct een betaalbestand klaar. Stuur een betaallink mee bij de factuur in de vorm van bijvoorbeeld een QR-code, waarmee consumenten eenvoudig met hun mobiele telefoon de betaling kunnen uitvoeren.

Workflow voor goedkeuren uitgaande facturen

Diesis Billing voorziet in een workflow om verkoopfacturen goed te keuren vóórdat deze verstuurd worden. Ideaal voor bijvoorbeeld projectfacturen waar posten van diverse verantwoordelijke afdelingen in staan. Het is een hoop gedoe als je er later achter komt dat er een post ontbreekt. Alsnog extra factureren staat onprofessioneel en is niet eens altijd mogelijk. Door vooraf een goedkeuringsflow in gang te zetten kan iedere verantwoordelijke controleren of er geen posten vergeten zijn.

Meer weten?

Meld u aan voor onze online demo en maak kennis met alle mogelijkheden van het 4Exchangel voor uw facturatieproces.

Wilt u liever een persoonlijk gesprek? Dan kan natuurlijk ook. Neem direct contact middels deze link.