Late betalingen tegengaan: 5 tips voor optimaal debiteurenbeheer

Wellicht is het je niet ontgaan dat bedrijven steeds later zijn met het betalen van facturen. Onlangs bleek uit uitgebreid onderzoek van Allianz dat de gemiddelde betalingstermijn voor bedrijven zo'n 68 dagen is. Buiten dat een lange wachttijd vervelend is, heeft het ook negatieve gevolgen voor je werkkapitaal. Gelukkig bestaan er manieren om late betalingen te verminderen en zelfs tegen te gaan. Zo zijn er verschillende oplossingen binnen debiteurenbeheer die met succes de cashflow van bedrijven op peil houden door bijvoorbeeld geautomatiseerd debiteurbeheer in te zetten. In deze blog bespreken we hoe debiteurenbeheer uitkomst biedt bij het tegengaan van achterstallige betalingen.  

Meten is weten 

Een probleem oplossen zonder de juiste kennis van de stand van zaken is een onbegonnen strijd. Een groot voordeel van geautomatiseerd debiteurenbeheer is het verkrijgen van inzicht in het betaalgedrag van klanten. In een handomdraai heb je toegang tot essentiële informatie zoals het openstaande saldo, eventuele betalingsachterstanden en openstaande posten.

Daarnaast kun je eenvoudig nuttige gegevens in de vorm van overzichtelijke rapportages en analyses delen met andere afdelingen binnen de organisatie. Door continu de bestaande gegevens te monitoren, kun je op tijd en actief werken aan het voorkomen en oplossen van late betalingen.  

Een goede voorbereiding is het halve werk 

Voorafgaand aan een nieuwe zakelijke relatie, is het van belang om te weten wat voor vlees je in de kuip hebt. Hoe is het met de financiële situatie van de nieuwe klant gesteld? Zijn ze betrouwbaar, of staan ze als laatbetalers te boeken? Belangrijke vragen die een goede inschatting kunnen geven van hoe geschikt een kandidaat is als nieuwe klant.

Door in de onderzoekende fase tijd te steken in het uitzoeken van deze gegevens, kun je eventuele late betalingen in de toekomst voorkomen. Bovendien hoeft dit onderdeel van het proces niet veel tijd te kosten wanneer je gebruikmaakt van kredietbeheersoftware. Zorg dat je hoe dan ook een fatsoenlijke inschatting maakt van mogelijke debiteurenrisico’s door in een vroeg stadium onderzoek te doen.  

LEESTIP: Debiteurenrisico verlagen: voorkom wanbetaling met kredietinformatie

Lezen en schrijven met je klant 

Soms heerst de opvatting dat automatisering kan leiden tot onpersoonlijk klantcontact. Niets is echter minder waar! Persoonlijk contact is namelijk een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer. Door gebruik te maken van geautomatiseerd debiteurenbeheer kun je de communicatie volledig afstemmen op het klantprofiel. Geen one size fits all, maar een gepersonaliseerde benadering die het mogelijk maakt om een optimale communicatiestroom in te richten die van inhoud tot aan taalgebruik precies aansluit bij de debiteur in kwestie.

De creditmanagement software van Diesis geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om communicatie te personaliseren op gebied van volgorde, inhoud, opbouw en taalgebruik. Een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer, want een klant die  steevast de betalingstermijn overschrijdt wordt natuurlijk anders aangesproken dan een debiteur die sporadisch een factuur te laat betaalt.  

"Een klant die steevast de betalingstermijn overschrijdt spreek je anders aan dan een debiteur die sporadisch te laat betaalt"

Bespaar tijd (en dus geld)

De juiste aanpak in het facturatieproces en de afhandeling daarvan kan substantieel verschil maken als het gaat om het voorkomen van late betalingen. Wanneer verstuur je de factuur? Hoelang na het verlopen van de betalingstermijn stuur je een betalingsherinnering? Via welke methoden bied je een betaalverzoek aan? En wanneer wordt er een incasso verstuurd bij het uitblijven van betaling?

LEES OOK Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

Geautomatiseerde debiteurenbeheer kan al deze onderdelen naadloos laten aansluiten op het klantprofiel, waarbij het uitvoeren van de acties automatisch volgens de ingestelde timing verloopt. Ook kun je betaalmogelijkheden koppelen: koppel bijvoorbeeld iDeal aan e-mails, sms-berichten en post met behulp van een QR-code, zodat de klant de ideale betaalmogelijkheid voor diens situatie kan kiezen.  

Afspraak is afspraak 

Betalingsregelingen zijn in sommige gevallen onvermijdelijk. Het vastleggen van die afspraken kan eenvoudig geregeld worden met geautomatiseerd debiteurenbeheer. Hou grip op de zaak door individuele afspraken rondom betalingsregelingen vast te leggen en stel automatisch de vervolgacties in.

Ook aan de achterkant kunnen workflows rondom de termijnnota's en hoe deze moeten worden afgeboekt tegen de oorspronkelijke boeking eenvoudig worden ingesteld.  

Cashflow op peil houden met Order to Cash

Door je debiteurenbeheer te optimaliseren en eventueel te automatiseren, kun je er met minder moeite voor zorgen dat facturen eerder betaald worden. Op die manier verbeter je je cashflow. Wist je dat er nog meer knoppen in het Order to Cash proces zijn waar je aan kunt draaien om je cashflow te verbeteren? Je leest er alles over in onze gloednieuwe gratis whitepaper Cashflow verbeteren met Order to Cash: alles wat je moet weten >>