“Doordat de e-facturen snel en foutloos worden verstuurd, worden ze ook snel betaald”

Schotpoort Connect uit het Gelderse Eerbeek biedt maatwerkoplossingen voor specialistische logistieke vraagstukken. Of het nu gaat om spoedleveringen, producten met afwijkende afmetingen, of om beveiligd, geconditioneerd en medisch transport: de logistiek dienstverlener met tevens vestigingen in Nieuwegein, Vijfhuizen en Wijchen kan het allemaal. Ook op het gebied van op- en overslag kunnen zij hun klanten ontzorgen.

Schotpoort Connect maakt samen met SBPost en Connect For You onderdeel uit van de ruim honderd jaar oude Schotpoort Transport Groep.

Automatisering nog geen gemeengoed in transportwereld

Dagelijks gaan meer dan zeventig vaste chauffeurs en tientallen tot honderden koeriers uit de flexibele schil de weg op voor de klanten van Schotpoort Connect. Het plannen en coördineren van al deze ritten plus alle zaken daaromheen heeft nogal wat voeten in de aarde, blijkt uit het verhaal van IT-manager Marcel Blom.

Automatisering biedt soelaas en speelt een grote rol in het bedrijf. “IT is erg belangrijk voor ons en we zijn bereid daar in te investeren. We willen onderscheidend zijn in onze branche. Veel transportbedrijven denken dat je het geld alleen op de weg verdient. IT zien ze alleen maar als kostenpost. Dat terwijl het je aan de achterkant heel veel oplevert. Want door zaken te automatiseren, kan je de tijd die bespaard wordt gebruiken voor werkzaamheden die meer aandacht nodig hebben. Wij streven ernaar om met hetzelfde aantal mensen meer werk te doen door op de juiste manier te automatiseren en digitaliseren.”

“Door zaken te automatiseren kun je de tijd
die bespaard wordt gebruiken voor werkzaamheden
die meer aandacht nodig hebben” 

E-facturatie verplicht voor overheden

Schotpoort Connect schrijft regelmatig in op aanbestedingen en werkt voor verschillende semioverheids- en overheidsinstellingen. Sinds een paar jaar is het voor overheden en andere aanbestedende diensten verplicht om te werken met e-facturatie. Voor opdrachtnemers zoals Schotpoort heeft dit uiteraard ook gevolgen.

Lange tijd had de Eerbeekse logistieke dienstverlener slechts één overheidsklant die e-facturen wilde ontvangen. Schotpoort Connect vond een oplossing waarmee zij pdf-facturen via het beveiligde Peppol-netwerk konden versturen naar de desbetreffende klant.

Dat werkte prima. Totdat één van de bestaande klanten van Schotpoort opnieuw moest aanbesteden en nieuwe eisen op het gebied van e-facturatie op tafel legde. “Zij wilden e-facturen in XML-formaat via Peppol ontvangen. Maar met onze bestaande software konden we geen XML-facturen versturen. Aangezien we wel graag wilden inschrijven, moesten we dus op zoek naar een andere oplossing voor het versturen van e-facturen.”

Snel, goed en veilig geholpen

Al snel kwamen Marcel en z’n collega’s uit bij Diesis, via zusterbedrijf Easy Systems. Eén van de accountmanagers werkzaam bij Easy Systems is namelijk een bekend gezicht bij Schotpoort, waardoor het eerste vertrouwen meteen al gewonnen was. “Maar”, zo benadrukt Marcel direct, “dat was niet de enige reden om voor Diesis te kiezen.”

Hij zegt: “Zodra een bestaande of nieuwe klant facturen via e-facturatie wenst te ontvangen, wil je snel en goed geholpen worden. Diesis begrijpt dat. De lijnen zijn kort en ik vind het fijn dat iedereen dezelfde taal praat. Daarnaast vinden wij bijvoorbeeld security erg belangrijk en Diesis hecht hier ook veel waarde aan.”

Facturen versturen vanuit transportmanagementsysteem

De aanbesteding werd gewonnen en dus ging ook de samenwerking met Diesis van start. Marcel vertelt hoe de uitgaande facturatie bij Schotpoort er nu uitziet. Doordat het bedrijf werkt met een transportmanagementsysteem, MendriX, is dat namelijk net iets anders dan bij de meeste bedrijven. “MendriX is een heel geavanceerd TMS wat ons volledig inzicht geeft in al onze logistieke processen en daardoor dus erg belangrijk is voor onze dienstverlening. Vanuit dit softwarepakket kunnen we ook de facturatie regelen. Maar de functionaliteiten hiervoor zijn beperkt; het is een TMS, geen facturatieoplossing”, merkt Marcel op.

“Wij exporteren de facturen uit het TMS naar ons boekhoudpakket. De reguliere pdf-facturen gaan dan direct naar de klant. Dat betreft ongeveer 90% van onze facturen. De andere 10% zijn e-facturen. Nadat we deze uit het TMS hebben geëxporteerd, uploaden we de facturen handmatig op de ftp van Diesis. Wij hebben er dan helemaal geen omkijken meer naar, want vanaf die server komen ze automatisch in het Diesis Service Portal met Peppol Access Point terecht. Die stuurt de e-facturen in het juiste formaat via het Peppol-netwerk naar de klant.”

“We kunnen heel eenvoudig nieuwe klanten

onboarden op de e-facturatieoplossing” 

E-facturen worden snel betaald

Het versturen van een e-factuur vraagt dus nog wel om één kleine handmatige handeling aan de kant van Schotpoort. Marcel: “Dat komt door een tekortkoming in het TMS. Helaas is het op dit moment nog niet mogelijk om deze stap in MendriX te automatiseren, maar ik ben wel met hen in gesprek over de mogelijkheden. Maar goed, uiteindelijk is het allemaal zo gepiept. We hoeven letterlijk alleen het factuurbestand van het ene mapje naar het andere mapje te slepen op onze computer. Het stelt eigenlijk niks voor.”

“Voor ons werkt deze manier perfect”, stelt Marcel tevreden vast. “Het Diesis Service Portal werkt altijd en er zijn nooit problemen. Doordat de e-facturen snel en foutloos worden verstuurd, worden ze ook snel betaald.”

Toekomstige klanten aansluiten

Hij vervolgt: “We kunnen heel eenvoudig nieuwe klanten onboarden op de e-facturatieoplossing. Dat is prettig, want we werken al een tijd samen met een aantal (semi-)overheidsbedrijven die zich momenteel nog aan het klaarmaken zijn voor e-facturatie. Zodra zij zover zijn, kunnen wij daar direct in meegaan en hoeven we geen grote wijzigingen meer door te voeren om de e-facturen op de juiste manier bij hen te krijgen. Daarnaast gaat e-facturatie in de toekomst steeds meer een rol spelen. Ik verwacht niet alleen bij aanbestedende diensten, maar ook in het verdere bedrijfsleven. Dat juich ik alleen maar toe. Wij zijn er klaar voor!”

  

Wil je meer weten over e-facturatie met Diesis?