Zeker nu in tijden van crisis is het goed kunnen monitoren van de cashflow positie van groot belang. De uitstelmogelijkheid van de overheid om belastinggelden later te betalen, geeft op kortere termijn wat lucht en maakt het mogelijk om salarissen en andere kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen. Bent u financieel eindverantwoordelijk, dan zult u er alles aan doen om nog beter grip te krijgen op de uitgaande geldstroom. Dezelfde kansen liggen op het gebied van de inkomende geldstroom door goed debiteurenbeheer. Altijd al essentieel geweest, maar zeker nu in deze tijd!
Natuurlijk is het draaiend houden van het verkoopproces prioriteit nummer 1. Het volgen van de bezoekers van uw website, het contacten van geïnteresseerden in uw diensten en producten, het plannen van digitale verkoopgesprekken, het uitbrengen van een offerte en het getekend krijgen van een verkooporder. Want zonder ‘produceren’ geen factureren.
Voor de langere termijn is vanuit debiteurenbeheer gezien een aantal zaken van groot belang om de cashpositie op orde te houden. Want worden alle goedgekeurde verkooporders wel zo snel mogelijk omgezet in verkoopfacturen? En zijn hiervoor alle gegevens wel beschikbaar? Hoe zit het met de termijn die er zit tussen het leveren van uw dienst/product en het versturen van de factuur? Is die termijn (rekening houdend met de gemaakt afspraken) zo kort mogelijk zodat u de betaling ook vlot kunt verwachten? En hoe kun je zorgen dat voor alle geleverde diensten en producten niet vergeten wordt (tijdig) te factureren.
In uw rol als financieel verantwoordelijke heeft u een belangrijke taak in het uiteindelijk betaald krijgen voor de geleverde diensten en producten. Een efficiënt en goed geautomatiseerd facturatie- en kredietbeheersysteem helpt daarbij. Een systeem waarbij het hele proces volledig geautomatiseerd en dus zonder handwerk wordt uitgevoerd.
Het tijdig en efficiënt versturen en opvolgen van facturen kan alleen als u dit proces zoveel mogelijk geautomatiseerd laat plaatsvinden. Zodat medewerkers op de debiteurenafdeling meer tijd over houden voor bijvoorbeeld het uitvoeren van analyses, het rapporteren op frequentere basis van de DSO aan het hogere management en het persoonlijk onderhouden van klantcontacten. Door het wegvallen van de repeterende werkzaamheden, houden zij tijd over interessanter en leukere werkzaamheden.
Klinkt natuurlijk verleidelijk, een volledig geautomatiseerd proces. Maar bestaat dit wel en wat kunt u daar dan van verwachten?
Wat je wilt is het volledig kunnen automatiseren van de uitgaande factuurstroom, vanaf het verzamelen van de factuurgegevens (vanuit alle mogelijke verschillende bronnen) tot aan het versturen van de factuur en de verwerking in het boekhoudsysteem. Je wilt in één oogopslag kunnen zien waar facturen zich in het proces bevinden.
Maar je wilt ook acties kunnen uitzetten op nog niet betaalde facturen, zoals het automatisch versturen van aanmaningen. En altijd en real-time beschikbaarheid hebben over de kredietinformatie van debiteuren, zodat je weet hoe je er voor staat.
De vraag rijst wellicht: bestaat dit gouden ei? Bestaat er software die je in dit proces kan ondersteunen? Neem dan contact op met collega Paul van der Lee, hij kan u er alles over vertellen.
Tino Wendriks
Directeur & Business Consultant