Referentie grootboekschema inrichten in Unit4 Financials

Banken, verzekeraars, accountants en instanties uit de publieke sector (Kamer van Koophandel, CBS) vragen steeds meer om uiteenlopende financiële rapportages in een geüniformeerde wijze aan te leveren. De standaard die hiervoor gebruikt wordt is SBR, Standard Business Reporting. Een methode, waarbij de financiële gegevens middels een XML achtig formaat en een bepaalde taxonomie (woordenboek) worden weergegeven

Referentie Grootboek Schema (RGS)

Een uitdaging waar veel organisaties voor staan is om het gebruikte grootboekschema te vertalen naar een schema dat de eerder genoemde instanties en organisaties begrijpen. Hiervoor is het Referentie Grootboek Schema (RGS) in het leven geroepen. Door in het boekhoudsysteem het eigen grootboekschema te koppelen aan het RGS, kan een organisatie de benodigde financiële gegevens gestandaardiseerd opleveren.

RGS en Unit4 Financials koppelen

Maar hoe kunnen we dit RGS in Unit4 Financials  nu het beste koppelen aan het grootboekschema zoals dat is ingericht op een bepaald elementniveau. Simpel gezegd zou je kunnen zeggen: Maak elementgroepen aan op het niveau waarop ook de grootboekrekeningen zijn gedefinieerd en koppelen maar! In versie 14 is het zelfs mogelijk om vanuit een groep elementen te selecteren die je vervolgens kunt koppelen aan die groep, dus dat kan best snel gaan. Er is echter een aantal aandachtspunten:

  • Het kan zijn dat uw grootboekschema een hoger verdichtingsniveau heeft dan het RGS vereist
  • Het kan zijn dat bepaalde RGS codes afhankelijk zijn van een verdere verbijzondering van het grootboek
  • In het RGS is een bepaalde hiërarchische structuur opgenomen. Bijvoorbeeld Activa is opgedeeld in vast en vlottend. Vaste activa is weer onderverdeeld in materieel en immaterieel. Etc.
  • Het RGS vergt bijvoorbeeld voor het activa stuk een verloopstaat. Onze ervaring is dat zo’n verloopstaat niet vanuit het grootboek of andere elementen is op te maken

Standard Business Reporting (SBR) formaat

Voor Stichting Studenten Huisvesting in Utrecht (SSH), al sinds jaar en dag een tevreden Unit4 Financials gebruiker, hebben we voor een andere aanpak dan de elementgroepen gekozen. Vanuit de vereniging van Woningcorporaties (Aedes) is het verzoek bij SSH neergelegd om op basis van het Referentie Grootboek Schema in Standard Business Reporting (SBR) formaat te kunnen rapporteren. Op basis van een door Aedes en haar leden opgesteld RGS schema specifiek voor de branche. Dit schema is door SSH aan Diesis geleverd.

Rekeninggroepen opzetten

Door Diesis is een oplossingsrichting hiervoor neergelegd. Deze komt er in het kort op neer dat RGS codes middels rekeninggroepen (accountgroups, dus geen element groepen) kunnen worden opgezet. Aan deze rekeninggroepen kunnen ranges aan elementen worden gedefinieerd op de verschillende niveaus die Unit4 Financials kan ondersteunen (8 maximaal, voor SSH waarschijnlijk 3 nodig). Deze rekeninggroepen kunnen vervolgens in een Hiërarchie worden opgezet, zodat hierop middels Opvragen Saldi/Rapporten of Generiek Opvragen op gerapporteerd kan worden. Omdat op deze manier alle gegevens in de U4F database worden vastgelegd, kunnen deze gegevens als basis worden gebruikt voor het genereren van een SBR bestand.

Voor het uiteindelijk genereren van het SBR bestand, zoals die door SSH aan Aedes moet worden aangeleverd, gebruiken we onze standaard oplossing die bijvoorbeeld ook de XML Auditfile Financieel (XAF) kan genereren.