Werkkapitaal onder druk? Optimaliseer je Order to Cash proces!

Scenario: je werkkapitaal staat onder druk en je bent naarstig op zoek naar manieren om hier verandering in te brengen. Het Order to Cash proces biedt mogelijkheden. Door dit proces, of onderdelen ervan, te optimaliseren, kun je relatief eenvoudig meer werkkapitaal vrijspelen. Hoe? In deze blog geven we je drie tips waarmee je de onderdelen van het Order to Cash proces optimaal kunt inzetten om jouw werkkapitaal aan te vullen.   

De cijfers liegen er niet om: het aantal ondernemers met financiële problemen groeit. Het werkkapitaal staat bij veel bedrijven onder druk. Dat terwijl stijgende rentes op de kapitaalmarkt het steeds lastiger maken voor het mkb om een zakelijke financiering te krijgen. Naast de hogere rentes worden ook de voorwaarden aangescherpt. Onderaan de streep zit je, als het je überhaupt lukt om een zakelijke lening te regelen, opgescheept met hogere kosten. Tijd om naar een andere oplossing te zoeken dus!  

Openstaande facturen sneller uitbetaald krijgen

Een van de manieren om het werkkapitaal aan te vullen, is door openstaande facturen zoveel en snel mogelijk om te zetten naar betaalde facturen. Openstaande facturen kunnen namelijk voor een enorm gat in het werkkapitaal zorgen.

En dat gat moet gedicht worden! Want zonder werkkapitaal kun je geen betalingen doen aan leveranciers en werknemers, om nog maar te zwijgen over investeringen. Het is daarom van groot belang dat er altijd voldoende werkkapitaal beschikbaar is. 

LEESTIP Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

Gelukkig kun je ervoor zorgen dat facturen sneller betaald worden door het Order to Cash proces te optimaliseren. Het Order to Cash proces omvat alles vanaf het moment dat er een bestelling binnenkomt tot aan het daadwerkelijk uitbetaald krijgen van een factuur. Dit proces bestaat uit verschillende stappen, zoals facturatie en debiteurenbeheer.

Hoe strakker je elk onderdeel van dit proces organiseert, hoe meer grip je krijgt op bestellingen en de betaalprocessen die daarmee gepaard gaan. Dat je door het Order to Cash proces te optimaliseren en automatiseren ook veel tijd en kosten bespaart, is natuurlijk een mooie bonus. 

Aan welke knoppen van het Order to Cash proces kun je draaien om ervoor te zorgen dat het werkkapitaal naar het gewenste niveau getild wordt

1) Reguleer je debiteurenbeheer

Worden jouw facturen regelmatig te laat betaald? Dan ben je niet alleen, want volgens Allianz wordt slecht 58 procent van de zakelijke facturen op tijd betaald.  

Overweeg eens om jouw debiteurenbeheer naar een volgend niveau te tillen, bijvoorbeeld door dit te automatiseren. Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van het Order to Cash proces, waarbij er continu wordt gekeken naar de beste manier zodat de debiteur overgaat tot betaling.

Met een klein klantenbestand is eenvoudig overzicht te behouden. Maar als jij honderden of zelfs duizenden klanten hebt, wordt het algauw onmogelijk om elke klant een gepersonaliseerde aanpak te bieden rondom debiteurenbeheer. En dat terwijl dit wel is waar je naartoe wilt werken. Zo zal er bij de ene klant maar één herinnering worden verstuurd voordat er een aanmaning bij komt kijken, terwijl bij een ander een flexibele houding de juiste strategie is.  

"Als je honderden of zelfs duizenden klanten hebt, wordt het algauw onmogelijk om een gepersonaliseerde aanpak te bieden"

Automatisering is daarin de beste manier om het overzicht te bewaken. Met credit management software wordt de juiste boodschap, in de juiste taal op het juiste moment verstuurd, zonder dat jij daar nog omkijken naar hebt. 

2) Verstuur snel foutloze facturen

Heb je vandaag geleverd? Dan kun je vandaag nog factureren. Zorg ervoor dat de facturen ruim op tijd worden verstuurd, want: hoe sneller je de factuur verstuurt, hoe beter. Kort na de levering van jouw product of dienst is de beoogde betaling nog top of mind, waardoor je ook eerder kunt rekenen op een vlotte betaling.

Bovendien is het gehele proces eenvoudig te stroomlijnen door de uitgaande facturatiestroom te automatiseren. Facturen worden daarbij opgesteld aan de hand van de gegevens uit het ERP- of ordersysteem, waarna deze de factuur ter goedkeuring wordt doorgezet naar de betreffende collega. Tot slot zal de factuur na goedkeuring naar de klant worden verstuurd. 

Probeer daarnaast facturen met slordigheidsfouten absoluut te vermijden. Naast dat het niet professioneel oogt voor de klant, leert de ervaring dat klanten geneigd zijn om facturen links te laten liggen als er onjuiste informatie op staat. 

3) Investeer in kredietbeheer

LEES OOK: Debiteurenrisico verlagen: voorkom wanbetaling met kredietinformatie

Een belangrijk onderdeel bij het aangaan van een nieuwe klantrelatie is de beoordeling van de kredietwaardigheid van de potentiële klant.

Het beste moment om het kaf van het koren te scheiden, is door voorafgaand aan een samenwerking met een nieuwe partij het betaalgedrag van de partij in kwestie te analyseren.

Met de beschikbare kredietinformatie kunnen eventuele debiteurenrisico's worden vermeden die anders in de toekomst mogelijk voor problemen zouden kunnen zorgen.

Tip: blijf ook na de initiële screening het betaalgedrag van de klanten monitoren. Door continu scherp te blijven op merkwaardige handelingen, kun je tijdig ingrijpen. Vervolgens kun je met een passende aanpak op gebied van debiteurenbeheer in actie komen zodra dat nodig is.  

Praktijkcase: werkkapitaal verbeteren met automatische facturatie

Met deze drie aspecten kun je door middel van een gestroomlijnd Order to Cash proces het werkkapitaal naar een optimaal niveau tillen.

Ben je benieuwd naar een praktijkvoorbeeld? Lees dan vooral het verhaal van het Rotterdamse transportbedrijf Steinweg! Door de uitgaande facturatiestroom te automatiseren, verbeterden ze hun werkkapitaal aanzienlijk >> Steinweg over automatische facturering: "Grip op geldstroom is grootste winst"