Hoe kun je het risico op wanbetaling en dubieuze debiteuren minimaliseren?

Als manager van de debiteurenafdeling ben je verantwoordelijk voor het minimaliseren van het risico op wanbetaling en dubieuze debiteuren. Dit kan een uitdaging zijn, vooral als je te maken hebt met klanten die hun betalingsverplichtingen niet nakomen. In dit blog bespreken we enkele effectieve strategieën voor debiteurenbeheer die je kunt implementeren om het risico op wanbetaling te verminderen. 

8 strategieën om het risico op wanbetaling en dubieuze debiteuren te minimaliseren

1. Voer een grondige kredietcheck uit

   Een van de eerste stappen die je kunt nemen om het risico op wanbetaling te minimaliseren, is het uitvoeren van een grondige kredietcheck voordat je een nieuwe klant accepteert. Hiermee krijg je inzicht in de financiële situatie van de klant en kun je beter inschatten of de klant in staat zal zijn om op tijd te betalen.

   Een kredietcheck kan worden uitgevoerd door een extern kredietinformatiebureau, door gebruik te maken van de kredietgegevens die al in je systemen zijn opgeslagen of door gebruik te maken van een automatiseringsoplossing die toegang heeft tot online databanken. Dit is een belangrijke stap om het risico op dubieuze debiteuren te minimaliseren.
   
   

   LEES OOK:  Debiteurenrisico verlagen: voorkom wanbetaling met kredietinformatie

    

2. Maak duidelijke afspraken en communiceer deze naar de klant

   Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de klant over de betalingsvoorwaarden en deze afspraken vervolgens te communiceren. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door middel van een contract, factuur of een aparte brief. Hierin dienen de betalingsvoorwaarden, de betalingstermijn en eventuele boetes of rente bij te late betaling duidelijk te worden vastgelegd.

   Door deze afspraken duidelijk te communiceren, weet de klant wat er van hem/haar wordt verwacht en wat de consequenties zijn van het niet nakomen van de afspraken. Dit helpt om de kans op wanbetaling te verminderen.

3. Zorg voor snelle en accurate facturatie

   Een snelle en accurate facturatie kan bijdragen aan een betere cashflow en kan de kans op wanbetaling verkleinen. Zorg ervoor dat de facturen op tijd en op de juiste manier worden verstuurd. Maak bijvoorbeeld gebruik van elektronische facturatie om het proces te versnellen en te vereenvoudigen.

   Ook de kwaliteit van de facturatie is belangrijk. Zorg ervoor dat de facturen duidelijk en overzichtelijk zijn en dat ze geen fouten bevatten. Een foutieve factuur kan voor verwarring zorgen bij de klant en kan de betalingstermijn vertragen.

   Het kan handig zijn om te werken met geautomatiseerde systemen voor facturatie en debiteurenbeheer. Deze systemen kunnen het proces versnellen en kunnen helpen bij het identificeren van betalingsproblemen voordat ze uit de hand lopen.
   
   

   
   
   

4. Bied verschillende betaalmethoden aan

   Een andere manier om het risico op wanbetaling te minimaliseren, is door verschillende betaalmethoden aan te bieden. Hierdoor kan de klant zelf kiezen welke methode het beste bij hem/haar past en is de kans groter dat de klant op tijd betaalt.

   Het is belangrijk om te zorgen dat de aangeboden betaalmethoden veilig en betrouwbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld door samen te werken met gerenommeerde betaalproviders of een softwaretool te gebruiken die deze mogelijkheid biedt.

5. Stuur tijdig betalingsherinneringen

   Het versturen van tijdige betalingsherinneringen is een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer. Hiermee laat je aan de klant zien dat je de betalingstermijn serieus neemt en dat je verwacht dat de klant ook zijn/haar verplichtingen nakomt.

   Het is belangrijk om deze herinneringen op tijd en regelmatig te versturen. Dit kan handmatig of geautomatiseerd worden gedaan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal openstaande facturen.

6. Schakel een incassobureau in

   Als de klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaalt, kan het verstandig zijn om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau kan namens jou de klant aansporen om alsnog te betalen en eventueel juridische stappen ondernemen als dit nodig is.

   Het is belangrijk om een betrouwbaar incassobureau te kiezen dat bekend is met de wet- en regelgeving omtrent debiteurenbeheer. Zo voorkom je dat je zelf in juridische problemen komt.

7. Houd de financiële situatie van klanten in de gaten

   Het is belangrijk om de financiële situatie van klanten in de gaten te houden, vooral als je te maken hebt met klanten die al eerder moeite hebben gehad met betalen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door regelmatig (geautomatiseerde) kredietchecks uit te voeren of door gebruik te maken van financiële rapportages.

   Door op de hoogte te blijven van de financiële situatie van klanten, kun je proactief actie ondernemen als er signalen zijn dat een klant mogelijk in de problemen komt en de kans op wanbetaling verminderen.

8. Zorg voor een goede relatie met klanten

   Een goede relatie met klanten kan helpen om het risico op wanbetaling te verminderen. Als de klant een goede relatie heeft met jouw organisatie, is de kans groter dat de klant op tijd betaalt en bereid is om mee te werken als er problemen zijn.

   Een goede relatie kan bijvoorbeeld worden opgebouwd door regelmatig contact te onderhouden met klanten, snel en professioneel te reageren op vragen en klachten, en door het bieden van goede service.
   
   

Met deze concrete tips kun je direct aan de slag

Mooi natuurlijk, 8 strategieën over hoe je het debiteurenbeheer kunt verbeteren. Maar hoe maak je dit nou concreet?

Naar aanleiding van bovenstaande strategieën geef ik vast 5 concrete tips ter bevordering van je debiteurenbeheer. 

1. Stel een duidelijk en consistent debiteurenbeleid op

   👉In dit beleid leg je vast hoe je omgaat met openstaande facturen en wat de consequenties zijn van te late betalingen.

   Het is belangrijk om dit beleid duidelijk te communiceren naar klanten en medewerkers, zodat iedereen op de hoogte is van de regels en consequenties. Zo weten klanten wat ze kunnen verwachten en wat er van hen wordt verwacht als het gaat om betalingen.

2. Maak gebruik van automatisering

   👉Automatisering kan een belangrijke rol spelen bij debiteurenbeheer. Door gebruik te maken van geautomatiseerde systemen voor facturatie, betalingsherinneringen en incasso's kun je efficiënter werken en de kans op fouten verminderen.

   Daarnaast kunnen geautomatiseerde systemen helpen om de betalingen beter te monitoren en tijdig actie te ondernemen als er problemen zijn met betalingen. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch betalingsherinneringen versturen als een klant de betalingstermijn overschrijdt.
   
   

   
   
   
   

3. Stuur op frequente en goede communicatie met klanten

   👉 Zorg dat je bereikbaar bent voor klanten en reageer snel op vragen en klachten. Het kan ook helpen om regelmatig contact te onderhouden door middel van nieuwsbrieven of persoonlijke telefoongesprekken. Hierdoor blijf je op de hoogte van de situatie van de klant en kun je tijdig actie ondernemen als er problemen zijn met betalingen.

4. Stimuleer vroegtijdige betalingen

   👉 Dit kun je bijvoorbeeld doen door kortingen aan te bieden aan klanten die snel betalen of door het aanbieden van een automatische incasso.

   Daarnaast kun je klanten stimuleren om op tijd te betalen door bijvoorbeeld een beloning te geven aan klanten die altijd op tijd betalen.

5. Zorg voor een goed inzicht in openstaande facturen

   👉 Door regelmatig te monitoren welke facturen nog openstaan en welke klanten achterlopen met betalingen, kun je tijdig actie ondernemen en de kans op wanbetaling verminderen.

   Je kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van software die het overzicht in openstaande facturen automatisch bijhoudt. Zo weet je altijd precies welke facturen nog betaald moeten worden en welke klanten achterlopen met betalingen.

Conclusie

Als manager van de debiteurenafdeling is het jouw verantwoordelijkheid om het risico op wanbetaling en dubieuze debiteuren te minimaliseren. Dit kan een uitdaging zijn, vooral als je te maken hebt met klanten die hun betalingsverplichtingen niet nakomen. Maar er zijn effectieve strategieën die je kunt implementeren om dit risico te verminderen.

Een van de eerste stappen die je kunt nemen om het risico op wanbetaling te minimaliseren, is het uitvoeren van een grondige kredietcheck voordat je een nieuwe klant accepteert. Hiermee krijg je inzicht in de financiële situatie van de klant en kun je beter inschatten of de klant in staat zal zijn om op tijd te betalen. Maak vervolgens duidelijke afspraken met de klant over de betalingsvoorwaarden en communiceer deze afspraken duidelijk. Zorg ook voor snelle en accurate facturatie en bied verschillende betaalmethoden aan.

Het versturen van tijdige betalingsherinneringen is een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer. Hiermee laat je aan de klant zien dat je de betalingstermijn serieus neemt en dat je verwacht dat de klant ook zijn/haar verplichtingen nakomt. Als de klant na meerdere betalingsherinneringen nog steeds niet betaalt, kan het verstandig zijn om een incassobureau in te schakelen. Houd ook de financiële situatie van klanten in de gaten en zorg voor een goede relatie met klanten.

Om deze strategieën concreet te maken, kun je een duidelijk en consistent debiteurenbeleid opstellen, gebruik maken van automatisering, sturen op frequente en goede communicatie met klanten, vroegtijdige betalingen stimuleren en zorgen voor een goed inzicht in openstaande facturen. Door deze tips toe te passen, kun je direct aan de slag om het debiteurenbeheer te verbeteren en het risico op wanbetaling te minimaliseren.

FAQ

• Wat zijn effectieve strategieën om het risico op wanbetaling en dubieuze debiteuren te minimaliseren?
  
  
• Waarom is het uitvoeren van een grondige kredietcheck bij nieuwe klanten belangrijk voor debiteurenbeheer?
  
  
• Hoe kan ik zorgen voor snelle en accurate facturatie en wat zijn de voordelen daarvan?
  
  
• Waarom is het belangrijk om verschillende betaalmethoden aan te bieden en hoe kan ik deze veilig en betrouwbaar maken?
  
  
• Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik een goede relatie met mijn klanten opbouw en wat zijn de voordelen daarvan voor debiteurenbeheer?
  
  

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.